La gestion électronique des documents (GED) a accompagné la transition digitale des entreprises vers la dématérialisation. L'Intelligence Artificielle (IA) est un outil complémentaire d’optimisation des processus de gestion et de valorisation de la donnée.
Ce que fait la gestion documentaire pour votre entreprise
La gestion documentaire organise le flux d’informations pour faciliter l’accès aux documents de l’entreprise et simplifier toutes les démarches de consultation, de suivi, de diffusion et d'archivage.
Dans un monde professionnel digitalisé, le document dématérialisé remplace progressivement la version papier dans tous les domaines de l'entreprise : factures fournisseurs, bulletins de salaire, contrats commerciaux…
La gestion électronique de documents (GED) intègre ainsi toutes les fonctionnalités essentielles à la transformation numérique des entreprises : signature électronique, reconnaissance et lecture automatique de documents (RAD/LAD), classement automatique, respect des délais de conservation réglementaire…
Les activités de gestion des documents sont devenues des actions de traitement de la donnée. Quand on parle de reconnaître et de lire de la donnée, on est déjà dans une forme d'intelligence artificielle qui apprend pour s’améliorer. Cela s'appelle aussi du Machine Learning, qui, associé à la GED, peut offrir des résultats encore plus efficaces.
Ce que peut faire la GED avec l’intelligence artificielle
Aujourd'hui, les entreprises doivent gérer un grand volume de données. Même si l’IA ne se substitue pas à 100 % au travail de l’humain, elle est la mieux placée pour exploiter les mégadonnées de l'entreprise. La seule gestion des archives numériques pourrait mettre les ressources humaines sous l’eau. L'IA permet de repérer les erreurs et les doublons ou encore de détecter des incohérences.
L’IA voit ainsi ses responsabilités s’étendre dans l'organisation de l'entreprise. L'outil informatique ne se contente plus d’être une simple aide au travail ou un accélérateur dans l'accomplissement des tâches simples et répétitives. Plus le flux de données se complexifie, plus l’IA devient irremplaçable.
Sur ce terrain, ce qui nous intéresse ce sont les capacités de l’IA à reproduire ce que fait l'humain (apprendre, comprendre, prédire les événements sur la base de l’analyse de séquences complexes…), mais aussi à dépasser ses capacités en termes de volumes, de délais et d’exactitude.
Cette exactitude est toutefois soumise à conditions. L’humain reste responsable du paramétrage, du suivi et de la validation du résultat. C’est exactement ce qui se passe avec une autre avancée technologique qui fait couler beaucoup d’encre : les robots conversationnels, comme ChatGPT.
Les bases de données dont ils se nourrissent et leur capacité à comprendre et à reproduire les schémas rédactionnels conditionnent la qualité de la production. L’humain doit ensuite contrôler le résultat proposé. C’est lui qui est responsable aux yeux des clients, des collaborateurs et des partenaires de l'entreprise. Les robots comme ChatGPT, utilisant l'intelligence artificielle, ne sont que des outils.
Les questions soulevées par la GED avec intelligence artificielle
L’avantage de ChatGPT est à double tranchant pour l’employé et pour l'entreprise. Ils disposent d’un outil de création inépuisable capable de produire des contenus uniques à la chaîne. Toutefois, chacun sait que le programme n’est pas infaillible et qu’il reproduira inlassablement les erreurs présentes dans les données exploitées. Se reposer sur l’avancée technologique ChatGPT, sans surveiller sa production, n'est pas une option.
Rappelons que les agents conversationnels proposent différents types de contenus : texte, audio, vidéo… Ils peuvent même créer des programmes informatiques. Un agent conversationnel à intelligence artificielle peut coder une application de gestion électronique des documents. Se pose alors la question du déploiement et de la prise en main de l'outil par les employés, puis celle de la maintenance et de la mise à jour de l'application.
Le même principe de précaution s’applique-t-il à la GED avec l'intelligence artificielle ? Nous l’avons évoqué, la GED à intelligence artificielle peut exploiter les mégadonnées de l'entreprise. Ces données sont souvent inexploitées, on parle aussi d'information dormante. L’IA peut révéler ce potentiel. Elle peut par exemple exploiter le forage de texte (text mining) pour enrichir l'indexation des documents avec des annotations ou des métadonnées. Cela suppose toutefois de rester vigilant sur la sensibilité des informations traitées.
GED, intelligence artificielle et sécurité des données personnelles
Autre avancée technologique intéressante pour bien exploiter l’IA en entreprise : l’étude de la sensibilité des documents.
Une GED avec intelligence artificielle peut reconnaître ce caractère sensible. Pour ce faire, l’IA va par exemple tenter de repérer la présence d'informations personnelles : noms, prénoms, identifiants… Pour toutes ces applications, la fiabilité des algorithmes et la sécurité des données personnelles posent question.
Pour que l’apprentissage en profondeur (deep learning) soit efficace, il faut exploiter une volumétrie conséquente. Plus le volume de données augmente, plus l'outil gagne en précision. Pour s’approcher des performances humaines, la GED à intelligence artificielle doit atteindre un niveau de complexité tel que les nœuds et les couches du système rendent son fonctionnement toujours plus opaque.
Autrement dit, plus la GED assistée par l'intelligence artificielle s'approche des performances humaines, plus son fonctionnement risque de nous échapper.
En attendant, l’outil numérique demeure une aide précieuse pour l'organisation des entreprises. Indexware, expert en dématérialisation et en gestion des procédures, vous aide à déployer une solution de GED adaptée à vos besoins et vous accompagne dans la conduite du changement en entreprise.
