Retour sur les avantages de l’archivage numérique et sur les raisons de faire appel à un expert en dématérialisation pour accompagner la conduite du changement dans l'entreprise.
Avant l’archivage numérique, l’archivage papier
Comment se passaient l’archivage et la gestion des documents de l'entreprise avant l’ère du tout numérique ? Les processus, bien rôdés, étaient parfaitement maîtrisés. Avec la connaissance que nous avons aujourd’hui de la gestion et du stockage dématérialisé, les procédés traditionnels nous semblent moins fiables, chronophages, et peu efficaces.
Toutefois, quand toutes les entreprises étaient logées à la même enseigne, les défauts évidents de l'archivage papier ne posaient pas de problème de compétitivité. Ce n’est que lorsque les premières structures ont entamé leur processus de digitalisation que ces questions sont entrées en ligne de compte.
Ce que l’archivage numérique a changé
L’archivage numérique est l'une des nombreuses évolutions apportées par les nouvelles technologies de gestion.
La disposition des locaux
La première conséquence visible et très concrète de ce changement est le gain de place dans les locaux de l'entreprise. Fini le placard à archives encombrant. Les salles et le mobilier dédiés au stockage peuvent être recyclés ou repensés pour développer de nouveaux services ou offrir des espaces plus en phase avec le monde de l'entreprise : salle de réunion connectée, espace détente…
La recherche documentaire
Les collaborateurs n’ont plus à se confronter au dédale de dossiers potentiellement mal classés avec des documents manquants ou égarés. Un document papier perdu demande des efforts de recherche conséquents qui risquent de ne jamais aboutir. Avec le stockage numérique, une pièce rangée dans le mauvais dossier peut facilement être retrouvée grâce à une recherche par critères ciblés : mots clés, date, client, type de document…
La sécurité des informations de l'entreprise
Les archives d’une entreprise renferment des informations confidentielles de toutes sortes : sur ses clients, sur ses collaborateurs, sur ses activités… Ces documents sont potentiellement accessibles à tous ceux qui se trouvent dans les locaux. Ils sont aussi exposés aux risques de dégradations et de destruction en cas d’incendie, d'inondation et autres dégâts pouvant affecter le bâtiment.
Avec l’archivage numérique, les données sensibles sont stockées dans un environnement sécurisé et surveillé. Admettons qu’un intrus vienne falsifier certains documents papier. Comment et quand l'entreprise pourra-t-elle mettre à jour la supercherie ? Avec l’archivage numérique c’est très simple, les options de traçabilité permettent de visualiser toutes les actions qui ont rythmé le cycle de vie du document. Chaque consultation, chaque modification laisse une empreinte indélébile.
L'organisation, l’accès et la collaboration
Bien que sécurisé, l’accès au coffre-fort numérique est considérablement simplifié comparé à l’archivage papier. Plusieurs utilisateurs autorisés peuvent consulter en même temps les documents électroniques et les copies numériques de documents papier scannés lors du processus d’archivage numérique. L’accès peut se faire sur site ou à distance, ce qui permet de consulter les archives en dehors des horaires d'ouverture du bureau par exemple.
Pourquoi confier votre projet d’archivage numérique à Indexware ?
C’est décidé, vous allez passer de l'archivage papier à l’archivage numérique. Confier la dématérialisation de vos processus à un expert est le meilleur moyen d'aborder la transformation digitale.
Indexware, expert en solutions GED (gestion électronique de documents), propose des services d'assistance et d’accompagnement à la conduite du changement. Intégrateur de logiciels GED, Indexware vous aide à installer et à paramétrer la solution retenue dans le cadre de l’audit préalable. Selon vos besoins et vos impératifs, ces actions peuvent être réalisées sur site ou à distance.
Les futurs utilisateurs et administrateurs sont pleinement intégrés à ces processus. Indexware, organisme agréé de formation, offre des prestations sur mesure pour aider les collaborateurs à s'approprier les fonctionnalités de l'archivage numérique et tous les nouveaux outils de la GED.
