Le virage digital a profondément transformé l'entreprise et les habitudes de travail des salariés. Pour le meilleur ou pour le pire ? Nous verrons qu’avec une stratégie bien pilotée, le 100 % digital présente de nombreuses opportunités pour les performances de l'entreprise et le bien-être de ses employés.
Avant et après la dématérialisation en entreprise
La dématérialisation des entreprises s’est considérablement accélérée au cours des dernières décennies. Qu'est-ce qui a changé ?
Avant la dématérialisation de l'entreprise : le tout papier
Avant la numérisation et la création d’e-documents natifs, le flux documentaire de l'entreprise était reçu, émis, traité et conservé au format papier. Des factures jusqu'à la fiche de paie, en passant par la moindre note de frais… Absolument tout était imprimé, copié, édité à la main, tamponné du cachet de l’entreprise… Les documents en attente de traitement (validation / signature du responsable) étaient conservés bien au chaud dans un parapheur prévu à cet effet.
Ce parapheur est un bon exemple des limites du tout papier. Existe-t-il une structure où le contenu de ce porte-documents d’un autre temps n’a jamais été oublié, égaré ou négligé ? On pense bien évidemment à ce fameux document : celui qui reste non traité à la fin de la journée. Car, oui, il y en a toujours un, et toujours avec une bonne excuse : coincé entre deux feuilles, collé derrière une autre…
Attention, la digitalisation n'empêche ni les oublis ni les erreurs humaines, mais elle permet néanmoins de mettre en place plusieurs garde-fous visant à les réduire au strict minimum.
Après la dématérialisation en entreprise : le tout digital ?
Après une transition digitale réussie, tous les documents de l‘avant-dématérialisation de l'entreprise restent accessibles dans leur format numérisé.
Les nouveaux documents électroniques alimentent un flux 100 % digital où la progression du traitement de chaque document peut être surveillée en un rien de temps. Quelles sont les actions en attente ? Qui est concerné ? Avez-vous des factures en retard ? Pour quelles raisons ? Un flux documentaire digitalisé est bien plus facile à appréhender. Tout est plus clair, plus simple, plus rapide. À condition d’avoir été préalablement formé au nouvel outil.
Et pour les inconditionnels du papier, il reste possible d'imprimer certains documents clés après les avoir téléchargés. L'avantage est que le recours à ce format est désormais restreint, ce qui réduit l'impact économique et environnemental par rapport à l’ancienne formule tout papier.
Quels sont les avantages de la dématérialisation en entreprise pour les salariés ?
La dématérialisation de l'entreprise présente plusieurs avantages pour les collaborateurs. Les tâches du quotidien sont facilitées dans à peu près tous les métiers et tous les secteurs : fonction comptable, juridique, RH, marketing dans les secteurs du commerce, de la santé, de l'industrie, sans oublier les collectivités publiques.
Gain de temps, gain de performances, sécurisation des échanges, amélioration de la communication… Tout le monde y trouve son compte. Dans certaines structures, la digitalisation des processus a aussi permis d’accompagner la généralisation du télétravail. Dans de nombreux services, le télétravail, forcé pendant la crise sanitaire, a été prolongé en « télétravail partiel » après avoir constaté une amélioration de la productivité.
La transformation digitale des entreprises qui s’était amorcée avant la crise a permis d'arriver à ce niveau d'adaptabilité requis pour mettre en place des méthodes de travail plus flexibles. L’évolution professionnelle, essentielle pour s'adapter aux métiers émergents, est, elle aussi, rendue plus simple grâce aux formations à distance.
Futur de la dématérialisation en entreprise : à quoi s’attendre ?
Quel futur du travail envisager avec la transformation digitale ? Quels sont les changements attendus à court et plus long terme ?
Dématérialisation en 2023 VS Dématérialisation en 2024
Les principaux changements attendus à très court terme portent sur le déploiement progressif de la facture électronique interentreprise.
Le 17 octobre 2023 était déposé un amendement au projet de loi de finances pour 2024. Le texte est venu reporter la date de généralisation de la facture électronique entre entreprises assujetties au 1er septembre 2026.
Le calendrier initial prévoyait un grand changement de dématérialisation entre 2023 et 2024 pour l’e-facturation. Celui-ci aura bien lieu, mais à compter de 2026 et jusqu’en 2027 pour toucher l'ensemble des entreprises quelle que soit leur taille (grandes entreprises, ETI, PME et micro-entreprises).
Regard sur le chemin accompli et celui à venir
Pour reprendre le cas du parapheur, les évolutions réglementaires mises en œuvre au cours de ces dernières décennies ont permis d’avoir une alternative électronique 100 % légale et 100 % intégrée au quotidien des professionnels.
Ce nouvel outil, comme tant d'autres, s’est parfaitement substitué au support original dans le cadre de la dématérialisation de l'entreprise. La signature électronique est devenue un réflexe pratique et indispensable au fonctionnement des entreprises. Pendant la crise sanitaire, elle a permis aux acteurs de l'immobilier, et à tant d'autres secteurs, de continuer à avancer. Aujourd'hui, ce geste numérique est devenu incontournable dans de nombreuses structures et les clients y sont eux aussi attachés.
En interne, l’e-parapheur permet à chaque interlocuteur de comprendre son rôle, sa position et les actions sur lesquels il est attendu dans le circuit d'approbation. Les processus de décision sont clarifiés, simplifiés et accélérés. Les différents services peuvent ainsi avancer avec davantage de sérénité.
