GED Avocat : une solution pour l'organisation des avocats
Grâce à la numérisation, le tri des document se trouve être facilité et le risque de pertes de documents est considérablement amoindri. Les documents sont indexés dans une base. Ils peuvent ressortir facilement suite à une recherche.
Un échange facile des documents
La circulation des documents est facilité : en quelques clics, la personne reçoit ses accès à tel ou tel document. Vous gérez les droits de lecture et de modification.
Les avantages pour un cabinet d'avocats d'utiliser une GED
- Suivi des documents,
- recherche de documents via un moteur de recherche puissant par client, dossier, avocat, etc.,
- flux de traitement de documents paramétrable selon vos besoins,
- consultation à tout moment,
- Partage des documents entre collaborateurs de l'étude et à l'extérieur, au cas par cas,
- Stockage et échange des données sécurisés,
- Traçabilité et historisation de documents.
Professionnels du droit, vous utilisez peut être un progiciel ou un logiciel en mode SAAS (solutions cloud). Comme vos confrères, vous cherchez à optimiser la productivité de votre cabinet, pour vous concentrer sur votre activité. Droit des affaires, droit du travail, droit immobilier, droit social, droit pénal, droit des sociétés : quelle que soit votre spécialité, améliorez le suivi des dossiers grâce à des outils de gestions électronique.
Il existe des solutions de la gestion de la relation client facilitant le secrétariat juridique : logiciel facturation (facturation automatique), logiciel de comptabilité, gestion des contacts, gestion de projets, ERP. La gestion de votre cabinet mérite des outils professionnels.
Un flux documentaire complexe avec de nombreux intermédiaires
Clients particuliers ou grosses entreprises ? Petite ou grande structure ? Tous les cabinets juridiques, quelle que soit leur taille et leur marché, ont tout intérêt à passer du support papier au format dématérialisé et plus particulièrement à choisir un logiciel de GED profession juridique.
Après plusieurs années ou décennies d'exercice les portes des placards à archives peinent à contenir un flot incessant de documents. Les dossiers en cours sont un autre défi organisationnel. Ces informations doivent être facilement accessibles, tout en restant confidentielles et soigneusement classées. Une organisation erratique complique les échanges avec les clients et les différents intermédiaires du cabinet juridique.
Défauts de gestion courants sans logiciel de direction juridique
Les modes d'organisation varient d’un cabinet à l’autre, mais tous rencontrent des difficultés similaires qui tiennent à la lourdeur des processus reposant sur des supports papiers.
Failles organisationnelles
Dossiers mal classés, documents égarés, adresse du destinataire mal renseignée… Les fautes d'inattention et les oublis sont plus fréquents lorsque les collaborateurs doivent manipuler des dossiers, collecter et reproduire les informations à la main.
Lenteur des processus
Les processus sont aussi ralentis par cet enchaînement de tâches chronophages. Chaque action, chaque échange, suppose une série d'opérations toutes sujettes au risque d’erreurs. En conséquence, les délais s’allongent privant le cabinet de certaines opportunités pouvant être décisives pour la suite de ses activités.
Perte de compétitivité
Alors que les logiciels de gestion juridique deviennent toujours plus efficaces, l’écart se creuse entre le cabinet équipé d’un logiciel de GED et ceux qui en sont privés. Les outils de gestion numérique indispensables dans les grands cabinets font aussi toute la différence pour les structures de taille intermédiaire et les cabinets à taille humaine.
Sécurité mal maîtrisée
Avec un logiciel de GED pour cabinet d'avocat, le partage de documents est aussi sécurisé. Les accès sont restreints aux seuls utilisateurs autorisés et les informations sont stockées sur des serveurs protégés. Les progrès réalisés en termes de sécurité et de confidentialité des données rendent les logiciels de GED bien plus sûrs que le stockage de documents au format papier dans les archives du cabinet.
Les avantages de la GED dans le cadre juridique
Les clients et les interlocuteurs du cabinet juridique attendent du professionnel une parfaite maîtrise du métier, mais aussi une grande rigueur et des délais de traitement maîtrisés. La précision et la fiabilité de l'outil numérique aident les cabinets juridiques à honorer ces demandes.
Créez facilement tous vos documents légaux
La GED vous permet d'accélérer toutes vos démarches, à commencer par la création de documents, calibrés selon les canons du métier. Les champs préexistants peuvent être remplis automatiquement avec les données déjà renseignées dans le logiciel.
Retrouvez rapidement un document
Grâce à la technologie LAD/RAD, votre logiciel reconnaît automatiquement le contenu de tous vos documents, y compris les documents scannés. Cette compréhension des caractères et des différents champs permettent d’effectuer des recherches par mots clés et par type de document.
Maintenez une organisation sans faille
Avec un logiciel de GED métiers juridiques, le temps et la quantité de documents n’ont pas d’incidence sur la qualité du classement ou sur votre capacité à retrouver un document. Vous maintenez en toute circonstance une organisation sans faille.
Partagez facilement l'information
Le format numérique des documents natifs ou scannés simplifie les échanges avec vos collaborateurs et avec vos clients. La transmission de l'information est aussi accélérée, ce qui vous permet de mieux maîtriser vos délais pour gagner en compétitivité.
Les solutions de GED que nous proposons sont adaptées à tous les corps de métiers :
Collectivités et Services Publics | Distribution | Expert-Comptable | Industrie | Laboratoire d'analyses médicales | Notaire | Promotion immobilière et construction
