Indexware se positionne en tant qu'intégrateur de logiciels pour les solutions GED suivantes :
Une offre complète de logiciels GED
Indexware propose une gamme très complète de logiciels GED pour une multitude d'applications destinées à optimiser la gestion des tâches administratives en entreprise ainsi que du workflow.
Notre offre de logiciels de GED se compose de quatre solutions présentant chacune leurs spécificités pour faciliter le passage à la dématérialisation des entreprises.
Zylab, le leader mondial en logiciel GED
La solution Zylab distribuée par l'intégrateur de logiciel Indexware est le leader mondial des logiciels de GED. Les performances de Zylab sont internationalement reconnues sur le marché, tant en termes de vitesse de traitement des documents que de pertinence du moteur de recherche en plein-texte.
Le logiciel de GED Zylab a su conquérir des marchés solides, en particulier dans les domaines de la justice, de la Police, du renseignement et de l'investigation.
ELO Digital Office, le logiciel dédié LAD/RAD
Le logiciel de GED ELO Digital Office a été développé pour les applications LAD/RAD. Elle convient aussi bien aux entrepreneurs individuels qu'aux grands groupes pour la gestion de documents et l'archivage numérique. Ce logiciel de GED est parfait pour l'optimisation des process internes et la réduction des coûts en entreprise en offrant évolutivité, flexibilité et une intégration simplifiée.
FormulWare, la gestion de formulaires dématérialisés
Le logiciel de GED Formulware se destine à la gestion de formulaires dématérialisés. Son portail de saisie simplifié permet aux utilisateurs enregistrés de saisir simplement des formulaires divers. Demandes de travaux, demandes de congés, fiches de réception, sont ainsi directement adressées au bon destinataire sans risque d'égarement. Ainsi, le logiciel GED FormulWare permet un gain de temps précieux dans le traitement des différentes demandes en entreprise, ainsi qu'un système d'archivage efficace.
Lex Persona, le logiciel de GED e-parapheur
Grâce au logiciel de GED Lex Persona, un e-parapheur opérationnel et simple à mettre en place dans les process d'entreprise, apposez simplement une signature électronique à vos documents officiels.
Lex Persona est un logiciel de GED essentiel à la sécurité de vos documents dans le cadre d'une dématérialisation des différents fichiers de votre entreprise. L'e-parapheur simplifie la tâche des collaborateurs et limite le risque d'erreur humaine en assurant l'intégrité et l'authenticité du document signé électroniquement.
La nécessité des logiciels de GED en entreprise
Les différents logiciels de GED distribués par Indexware regroupent l'intégralité des services de gestion électronique de documents nécessaires au fonctionnement intégral et optimal d'une entreprise ayant opté pour la dématérialisation des documents.
GED, LAD/RAD, archivage, gestion de formulaires, e-parapheur... Vous ne savez pas quel logiciel de GED sélectionner pour votre premier pas dans la dématérialisation ? Prenez contact avec les experts en intégration de logiciels Indexware et définissez ensemble la solution la plus adaptée aux besoins immédiats de votre entreprise en matière de logiciels GED.
Indexware vous accompagne tout au long de ce processus pour la mise en place, l'intégration et le paramétrage de votre solution de gestion électronique de documents.
Comment choisir son logiciel GED ?
La gestion électronique des documents (GED) simplifie, accélère et sécurise les processus de l'entreprise. Un logiciel de GED adapté est une solution rentable, mais aussi une solution qui suscite l’adhésion parmi les collaborateurs. Voici comment trouver le bon outil et assurer une mise en place efficace.
1 - Identifier ses besoins
Avant de scanner l’offre en logiciels GED proposée sur le marché, il faut chiffrer ses besoins. Voici quelques questions à se poser avant de se lancer :
- Quel est le volume de fichiers électroniques traités chaque mois ?
- Quel est le volume mensuel de documents papier à traiter ?
- Quels sont les outils de gestion prioritaires pour l'entreprise ?
Vous pouvez ensuite envisager une première sélection sur la base de ces critères.
2 - Retenir une solution GED adaptée à ses processus métiers
Pour choisir le bon logiciel de gestion électronique des documents (GED), il est capital que l’outil sélectionné soit adapté à votre entreprise. Cela signifie qu'il doit correspondre à vos processus métiers et au secteur d’activités concerné. Par exemple, chez les collectivités, l’une des priorités sera la gestion du courrier entrant, tandis que dans le secteur de la grande distribution, il s'agira davantage de la gestion des stocks et des factures d'achats. Vous trouverez chez certains éditeurs des solutions de GED spécialement pensées pour votre corps de métier.
3 - S'assurer de la compatibilité de la solution avec la base existante
Un autre critère essentiel pour choisir votre logiciel de GED est la compatibilité avec le système d'information (SI) existant. Vous disposez peut-être déjà d’une infrastructure informatique en place, et votre nouvelle solution doit pouvoir s’y intégrer sans difficulté. Une bonne synergie entre l'infrastructure existante et le nouvel outil permet d’accélérer et de fiabiliser le traitement du flux documentaire. L'association de l'infrastructure existante et du nouvel outil doit permettre à chacun d’accélérer et de fiabiliser le traitement du flux documentaire.
4 - Vérifier les fonctionnalités proposées
Une solution parfaitement dimensionnée ne se compose que des fonctionnalités utiles à votre entreprise. Pour s’en assurer, il est important de passer la description du produit au peigne fin. Les différentes fonctionnalités répondent-elles à un besoin précédemment identifié ? Si la réponse est non, vous risquez de payer plus cher un service qui n’aura pas d’application concrète dans le quotidien de votre entreprise.
5 - Privilégier les solutions intuitives
Dans le processus de choix d'un logiciel de GED, il est important de privilégier les solutions intuitives. La transition numérique de l'entreprise concerne tous les employés, et chacun doit pouvoir se familiariser rapidement avec le nouvel outil. Une interface intuitive permet aux collaborateurs de s'approprier la solution de gestion électronique des documents plus facilement et de gagner en efficacité.
6 – Opter pour une solution évolutive
Lors de votre choix de logiciel GED, vérifiez que l'éditeur peut vous proposer une interface évolutive qui s’adapte à vos besoins futurs. Il est essentiel que vous puissiez bénéficier de nouvelles améliorations et fonctionnalités au fil du temps, afin d'optimiser les performances de votre gestion documentaire.
7 - Évaluer la qualité du suivi offert par l'éditeur
Lorsqu'on choisit un logiciel de GED, il est important d'évaluer la qualité du suivi offert par l'éditeur. Même les solutions les plus simples nécessitent un temps d'adaptation et de formation. Vous aurez probablement de nombreuses questions lors de la mise en place de la nouvelle solution et au cours de son utilisation. Pour assurer une transition fluide, il est essentiel de pouvoir compter sur un éditeur réactif et disponible.
Indexware vous accompagne dans la conduite du changement
Spécialiste en solutions de GED, Indexware se tient à la disposition des professionnels pour les aider à mettre en place une solution à la hauteur de leurs exigences. Notre objectif ? Vous faciliter le passage vers nos différentes solutions :
- GED - Workflow, travail collaboratif ;
- GED - Gestion de formulaire dématérialisé ;
- Reconnaissance automatique des documents LAD/RAD ;
- Dématérialisation de factures LAD/RAD ;
- Signature électronique.
Pour toutes ces solutions, Indexware propose un accompagnement étape par étape.
Audit et conseil organisationnel
Cette étape est cruciale pour la réussite du projet de dématérialisation. Il s'agit de déterminer quelle sera la solution la plus adaptée à votre structure. Pour ce faire, Indexware opère un audit complet :
- méthode d'archivage et de consultation des documents ;
- contraintes de volumes et de formats pour la numérisation ;
- politique de droit d’accès ;
- circulation des documents, dans le cadre de la GED - Workflow ;
- aménagement de l’espace de travail…
L'observation de l'environnement technique de travail permet de valider la mise en place de la solution de GED, et/ou, de formuler les préconisations pour son installation. Cette étape est aussi l'occasion de mettre au point un parcours de formation efficace pour votre entreprise.
Assistance à maîtrise d'ouvrage (AMO)
L’AMO doit vous permettre de constituer un projet d’intégration solide. Indexware accompagne les professionnels dans la réalisation du cahier des charges et dans la mise en œuvre d’une solution pilote. Notre équipe vous oriente également vers les solutions les plus pertinentes, qu'il s'agisse d’une GED Workflow, LAD/RAD ou encore e-parapheur. Ces trois points font partie intégrante de la conduite du changement en gestion électronique de documents. Ces aspects sont fondamentaux pour choisir un logiciel GED et réussir la conduite du changement en gestion électronique de documents.
Conduite du changement de la GED
La conduite du changement regroupe toutes les actions permettant de maîtriser un changement organisationnel. Les enjeux de la transition numérique sont aussi liés à la compréhension et à l'acceptation du changement par l'ensemble des collaborateurs. Mal préparée, la transformation de l'organisation peut être vécue comme un bouleversement. Au fil des années d'expérience, Indexware a mis au point une méthodologie de conduite unique, essentiellement axée sur l'humain.
Mise en place de la dématérialisation
Indexware vous accompagne également dans la mise en œuvre et l'évolution de solutions de gestion électronique des documents (GED) au sein de votre entreprise. Que vous soyez en phase de choisir un logiciel GED ou de l'implémenter, nous assurons l’installation et le paramétrage, que ce soit sur site ou à distance. Nous offrons aussi la formation des administrateurs et des utilisateurs pour garantir une transition en douceur, ainsi qu’une assistance à l'exploitation pour une utilisation optimale de votre nouvelle solution.
