La grande distribution s’est rapidement saisie des solutions de gestion électronique des documents (GED). Dans ce secteur, les volumes d'informations à traiter sont considérables et les gains de la dématérialisation sont immédiatement perceptibles.
Qui sont les acteurs concernés par la dématérialisation de la grande distribution ?
La gestion électronique des documents de la grande distribution et l’échange informatisé des données visent un périmètre assez large. Ces processus dématérialisés embarquent différents acteurs du secteur :
- les responsables des achats de marchandises ;
- les logisticiens ;
- les responsables qualité ;
- le pôle ressources humaines ;
- le service comptable ;
- ou encore la direction administrative et financière.
Dans tous ces domaines, le support dématérialisé s’est substitué progressivement au format papier. Les résultats ne se sont pas fait attendre.
Quels ont été les premiers effets de la dématérialisation du secteur ?
Tous les processus de gestion relatifs au traitement des bons de commande, des bons de livraison, liés à la facturation ou encore à la relation avec les clients et avec les fournisseurs ont été optimisés et sécurisés.
Documents égarés, mal classés, non réceptionnés, informations erronées… Le format papier et les processus de traitement manuel augmentent le risque d’erreur et alourdissent la charge de travail dans les différents services impliqués. Chaque faute de calcul, chaque oubli, entraîne des allers-retours coûteux en temps et en argent. Les mécanismes de gestion, même les mieux rôdés, finissent par s'enrayer à force de tâches répétitives et chronophages.
La digitalisation orchestrée par la concurrence ne fait que renforcer les failles du traitement manuel chez les acteurs qui n’ont pas encore opéré leur transformation. Le constat est le même du côté des fournisseurs qui se mettent à la page pour rester compétitifs. Les producteurs indépendants qui choisissent de passer par la grande distribution tendent ainsi à digitaliser leur processus pour répondre aux exigences de leurs clients.
Quels sont les nouveaux enjeux de la dématérialisation pour la grande distribution ?
Le secteur de la grande distribution a depuis longtemps amorcé sa transition numérique. Pourtant, il reste beaucoup à accomplir et le digital n’a pas encore dévoilé tout son potentiel.
Des processus plus fiables et plus efficaces
En interne, des solutions de dématérialisation sont attendues sur plusieurs axes d'amélioration. Parmi ces processus à optimiser figurent notamment :
- la lecture automatique des factures, des bon de commandes et de livraison ;
- le traitement intelligent et instantané des documents ;
- la mise en place de circuits de validation cohérents ;
- le rapprochement des données ;
- la sécurisation et la confidentialité des données ;
- l'accessibilité des informations ;
- la piste d’audit fiable…
Les outils de GED gagnent en fiabilité et en performance. Pour la facturation, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur, les logiciels garantissent l'authenticité du document ainsi que l'intégrité et la lisibilité du contenu. Ces solutions de gestion sont aussi de plus en plus intuitives et capables d'effectuer des rapprochements pertinents pour simplifier le traitement du flux documentaire.
Des outils dimensionnés pour répondre à une nouvelle forme de concurrence
La dématérialisation des processus permet aussi à la grande distribution de faire face aux acteurs émergents sur le marché. Les cybermarchés, ou supermarchés en ligne, ont fait leur entrée et poussent les enseignes de distribution traditionnelle à s'aligner pour proposer des plateformes digitales toujours plus efficaces.
La boutique en ligne, le paiement sécurisé par internet, la présence sur les réseaux sociaux et la relation client à distance font partie des nouvelles pratiques à intégrer. Les données sur le comportement des consommateurs sont collectées et analysées pour mieux cerner les besoins et les attentes du côté de la demande.
Ce changement stratégique s’accompagne lui aussi de nouveaux outils et implique la montée en compétences de tous les services concernés.
Comment intégrer la piste d’audit fiable à cette réflexion ?
Les entreprises sont tenues de répondre aux exigences fiscales de la Piste d’Audit Fiable (PAF).
Cela veut dire que les factures et justificatifs de factures, ainsi que leurs processus de traitement doivent être traçables.
Le fondement est d’instituer une piste d’audit fiable entre la facture reçue et la livraison de biens ou de prestations de services. La « PAF », doit pouvoir être contrôlée de façon permanente. Ceci est évidemment le cas, au travers de nos solutions : en effet, vous pourrez retracer la chronologie des documents, des processus, des différents intervenants ainsi que des contrôles associés depuis la réception de la facture jusqu’à son archivage.
La PAF permet de décrire et justifier le niveau de sécurité et de contrôle des processus d’achats et ventes en mettant l’accent sur le respect de la réglementation en matière de facturation et de règles de gestion du traitement de la TVA.
En parallèle, lors des contrôles fiscaux, l’administration fiscale a souvent recours à la vérification de la mise en place d’un système en lien avec la piste d’audit fiable au sein de la structure contrôlée.
Indexware vous accompagne dans vos projets de dématérialisation
Spécialiste en solution de GED et de dématérialisation de documents, Indexware soutient les entreprises dans leur transformation digitale. Nos produits s'adressent à différents métiers pour fournir des solutions ciblées et adaptées aux besoins d'évolution de chaque structure.
Partenaire de l’éditeur ZyLab, Indexware a notamment accompagné la dématérialisation de près d’une dizaine de Centres E. Leclerc. Moins de deux ans après l’intégration du nouvel outil, les résultats sont déjà là :
- temps de traitement des dossiers : divisé par 5 ;
- surface de bureaux disponible : + 25 % ;
- espaces de rangement libérés : + 75 % ;
- nombre de bureaux et de postes de travail économisés : 4 ;
L’accès instantané aux dossiers et aux documents du magasin a également permis de réduire les coûts administratifs liés à la gestion du format papier et à l’impression de documents.
Pour autant, les documents stockés au format papier restent disponibles et exploitables.
Le moteur de recherche sécurisé ZyLab qui est reconnu pour être le plus performant qui soit, permet aux utilisateurs autorisés d’accéder et de retrouver leurs documents et dossiers en moins de 5 secondes quelque soit le document et la façon dont il a été traité et classé.
Les documents créés par d'autres logiciels s'intègrent facilement à l’outil du magasin : les listings de gestion commerciale ou de compatibilité n’ont plus besoin d’être imprimés. Ces informations rejoignent directement la plateforme et sont accessibles par le personnel en fonction de ses droits d’accès. La circulation documentaire est aussi mieux maîtrisée. Avec le module workflow, le circuit de la facture électronique (transmission, réception, validation, archivage numérique) offre une traçabilité inégalée par rapport à la facture papier.
