Dématérialisation comptable : qu'est-ce que c'est ?
La dématérialisation comptable est un processus qui inclut la numérisation des documents reçus et conservés au format papier par le service de comptabilité. Cette dématérialisation vise également les nouvelles procédures de facturation, de stockage ou encore d’archivage des informations comptables. Pour toutes ces opérations, le format numérique prend le relais du support matériel.
Qu’est-ce qui différencie la dématérialisation de la numérisation ?
La numérisation est la création d’une copie numérique d’un document au format papier. Elle mobilise des outils, le scanner relié à un outil de lecture, afin de restituer le support d’origine et de l'enregistrer sous différents formats numériques.
Le processus de dématérialisation repose sur la mise en place de logiciels adaptés et nécessitera également des actions de numérisation.
Comment dématérialiser les documents comptables ?
La dématérialisation suppose non seulement la conversion numérique des informations existantes au format papier, mais prépare également la transformation du traitement des documents. Pour mettre en place et accompagner ces changements, les entreprises ont recours à différents logiciels :
- de GED (Gestion Electronique de Documents) ;
- de formulaires dématérialisés ;
- ou encore de lecture automatique de documents (LAD) et de reconnaissance automatique de documents (RAD).
Ces derniers permettent notamment la gestion intelligente des factures, des avoirs ou des bons de livraison numérisés. Les contenus reconnus par les modules de LAD/RAD sont automatiquement classés et archivés.
Quel est l'objectif de la dématérialisation de l'entreprise et de sa comptabilité ?
La dématérialisation des processus dans l'entreprise est une transformation souvent incontournable pour gagner en temps, en productivité et en efficacité. Le support numérique simplifie les échanges avec les clients, fournisseurs et partenaires et améliore la qualité de la communication entre les collaborateurs.
Des attentes retranscrites à l'échelle de la comptabilité. La généralisation de la facturation électronique applicable depuis le 1er janvier 2020 a ainsi été motivée par un besoin de simplification avec pour objectif :
- l’allègement de la charge administrative des entreprises ;
- la réduction des délais de paiement ;
- un gain de productivité ;
- l'amorce d'une simplification des obligations déclaratives des entreprises pour la TVA ;
- l'amélioration de la détection des fraudes ;
- le suivi en temps réel de l’activité des entreprises pour un meilleur pilotage des politiques économiques.
Plus généralement, c'est la compétitivité des entreprises qui devrait être renforcée par l’application progressive des différentes étapes menant à la dématérialisation des métiers et services.
Quels sont les avantages des documents comptables dématérialisés ?
Les acteurs économiques s'engagent massivement vers la dématérialisation avec pour principaux objectifs : l'optimisation du temps de travail, une plus grande facilité de gestion, la préservation et la mise en sécurité des informations comptables.
Numériser pour gagner du temps et de la place
La numérisation des documents comptables permet de faciliter l’échange de documents et d'améliorer leurs conditions d'archivage et de préservation.
Avant d'amorcer son virage numérique, l'entreprise compte sur des boîtes d’archives aussi complexes à organiser qu’à manipuler. Dans ces conditions, la recherche de documents peut s'avérer fastidieuse. Sans compter la fragilité du format papier qui compromet la préservation à très long terme de documents pourtant essentiels à l'exploitation de l'entreprise.
Avec la numérisation des documents comptables au format papier, il devient plus facile d’exploiter l'historique des transactions. Par ailleurs, les surfaces du local précédemment affectées au stockage peuvent s'ouvrir à de nouveaux usages, plus profitables à l'entreprise.
Dématérialiser la comptabilité pour fluidifier les démarches et sécuriser les informations
L'ensemble du processus de dématérialisation orchestré au sein du service comptable promet à terme un gain de temps non négligeable, surtout au niveau des activités les plus répétitives et les plus chronophages. Les équipes peuvent alors se consacrer davantage à des tâches plus stimulantes et à fortes valeurs ajoutées pour l'entreprise. Par exemple, pour les factures, les documents comptables dématérialisés permettent de diviser les coûts de saisie et de traitement par 4.
La sécurité des processus de traitement et des conditions d’archivage est un autre argument en faveur de la dématérialisation comptable. Les informations traitées sont stockées et conservées au sein de coffres-forts numériques qui présentent l’avantage d’un accès simplifié pour les utilisateurs autorisés.
Indexware, spécialiste en solutions de dématérialisation, a récemment développé une solution Saas (Software as a Service). Les données comptables sont accessibles depuis n'importe quel appareil connecté. Les modules et les outils restent à jour et disponibles, sans serveur, sans maintenance, et sans installation à gérer.
Dématérialiser pour réduire son empreinte environnementale ?
Le moindre recours au format papier permet effectivement de réduire la quantité de déchets produits par les services administratifs et de comptabilité des entreprises. Toutefois, il s’agit pour la plupart de déchets recyclables et valorisables.
En parallèle, le recours à l’outil informatique suppose l'exploitation de centres de données qui consomment de l'énergie pour assurer la conservation, l'accessibilité et le partage des informations.
Pour autant, une dématérialisation responsable et bien orchestrée, dans le cadre d’une démarche environnementale globale, peut contribuer à la réduction de l'empreinte carbone de l'entreprise.
