F.A.Q
Informations commerciales
Est-il obligatoire de classer et d'indexer manuellement les documents numérisés ?
Non, avec nos solutions couplées à des scanners équipés de la fonction SEND TO, il est tout à fait possible d'envoyer directement les documents dans le bon dossier et de faire confiance au moteur de recherche pour retrouver instantanément ses documents.
Certains appareils permettent même aux utilisateurs de saisir une information clé (numéro de commande par exemple) lors du scan. Cette information est automatiquement transmise à votre solution de GED.
Informations techniques
Scanner des documents est-ce lourd et chronophage?
Absolument pas !
Avec les scanners et photocopieurs récents, il est possible de scanner plus de 60 pages par minute.
Cela prend infiniment moins de temps que d'avoir à ranger et classer les documents dans des classeurs papier.
Glossaire
G.E.D.
Gestion Electronique de Documents : terme générique qui désigne une application ayant pour but d'organiser et de gérer des informations et documents numériques dans une société ou un organisme.
Fonctions de la GED : gestion des métadonnées, classement et stockage des documents numériques, accès - navigation - recherche et consultation de documents. La GED peut également faciliter la gestion du cycle de vie d'un document en prenant en compte sa durée d'utilité légale et administrative, ainsi que son sort final : archivage définitif, destruction.
Dématérialisation
Définit ce qui devient immatériel par numérisation. Elle fait évidemment appel aux outils informatiques.
Exemple des appels d'offres dématérialisés qui le sont afin d'éviter du gaspillage de papier.
LAD/RAD
La LAD RAD est une suite permettant une reconnaissance et extraction intelligente et automatisée des documents et de leur contenu.
Cela permet d'éviter les saisies longues et sources d"erreur.
L'application la plus fréquente est d'éviter les saisies des factures en comptabilité.
OCR
Reconnaissance Optique de Caractères.
Permet la reconnaissance automatique du contenu en plein texte des documents.
Workflow
Nom souvent malmené. Le workflow désigne le cheminement que fait un document au sein d'une entreprise afin d'informer ou de solliciter le visa des ayant droits.
Une facture par exemple, va passer par la réception du courrier puis au service facturation, qui va la passer au service achats, qui va la passer à l'utilisateur qui réceptionne l'achat etc... chacun mettant son visa pour acceptation. Au final, la facture va passer dans x services avant d'être payée et archivée.
