La numérisation des processus contractuels est une aide à la gestion des contrats. Quels sont les avantages de cette approche et quelle stratégie adopter pour son déploiement dans l'entreprise.
Qu’est-ce que la numérisation des processus contractuels ?
Avec la numérisation des processus contractuels, la méthode traditionnelle reposant sur l’impression et la signature du contrat est remplacée par l'édition et la signature numérique. Mais ce n’est pas tout, la numérisation des processus permet d'optimiser chaque maillon de la chaîne des contrats dans l'entreprise
La gestion des contrats concerne plusieurs services qui doivent pouvoir travailler de concert. Au premier rang, on retrouve les services commerciaux et juridiques, auxquels s’ajoutent les expertises de terrains portées par les équipes d'approvisionnement par exemple ou encore par le pôle finances.
Or, les stratégies de ces services ne sont pas toujours alignées. Certains fonctionnent au tout papier, d'autres optent pour des classeurs numériques ou des fichiers partagés peu sécurisés. Les risques sont la dispersion des éléments contractuels, la perte de temps, les erreurs de classement ou encore les erreurs humaines dans la rédaction des documents.
Quels sont les risques d’une mauvaise gestion contractuelle ?
Dans un monde où les entreprises sont confrontées à une concurrence accrue, les délais et les performances globales font toute la différence sur le marché. Ceux qui parviennent à réduire les temps de traitement sans perdre en efficacité partent avec une longueur d’avance. Quand le gain de temps se fait au profit d’un gain d'efficacité, on ne parle plus d’une longueur d’avance, mais d’un net avantage concurrentiel.
Or, les aléas organisationnels induits par le tout papier ne permettent pas une gestion optimale du cycle de vie des contrats (gestion des modèles et des clauses, création, traitement, négociation, validation, signature du contrat, renouvellement…). Les lourdeurs ralentissent tous les processus en jeu, et les erreurs peuvent être fatales pour l'avenir de l'entreprise : non-conformité, litiges… Autant de difficultés pouvant affecter la réputation de l'entreprise.
Quels sont les avantages de la numérisation des processus contractuels ?
L'automatisation des processus contractuels permet de mieux maîtriser chacune de ces étapes. Cette assistance joue un rôle crucial depuis la recherche d'informations, jusqu'à la signature électronique, en passant par la rédaction optimisée de tout type de documents contractuels utiles à l'entreprise.
Le recours aux outils numériques contribue à améliorer l'efficacité et la productivité tout en renforçant la sécurité des données. Nous l’avons évoqué, en l’absence de stratégie bien structurée, les différents pôles concernés risquent d'appliquer des méthodes incompatibles et non sécurisées pour la création, l’échange et la conservation des contrats.
Dans un univers numérique conçu pour la gestion contractuelle, toutes ces opérations se font dans un environnement sécurisé.
Quelle stratégie adopter pour numériser ses processus contractuels ?
Pour une transition réussie vers la digitalisation des processus de l’entreprise, il faut bien plus qu’un outil. Ce type de transformation nécessite souvent l'accompagnement d'acteurs spécialisés dans la transition numérique. Indexware fait partie de ces acteurs qui proposent des solutions ciblées, mais aussi une assistance personnalisée et une véritable stratégie de conduite du changement.
L’accompagnateur est également un conseiller en veille constante sur les évolutions réglementaires liées à son cœur de métier. Quand vient le moment de passer aux contrats numériques, plusieurs questions peuvent se poser. Quelles sont les exigences en matière de signature électronique ? Une signature électronique est-elle une signature numérique ?
Pour répondre à cette question, les deux termes « signature électronique » et « signature numérique » sont souvent utilisés de manière indifférenciée, mais ils ne doivent dans tous les cas jamais être confondus avec la signature numérisée. Cette dernière n’est qu’une copie scannée, inadaptée à la signature électronique de contrats numériques. Notez qu’il existe toutefois une distinction entre les deux termes signature numérique et signature électronique.
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