Dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures : un processus automatisé et performant

La dématérialisation des factures simplifie et accélère leur traitement en supprimant les tâches manuelles chronophages. Grâce à l’automatisation, les collaborateurs gagnent en efficacité et peuvent se recentrer sur leur cœur de métier.

Avec notre solution, les erreurs de saisie sont éliminées, les coûts réduits et les délais de validation raccourcis. De plus, la suppression des archives papier permet une gestion optimisée et un accès rapide aux documents, tout en garantissant une traçabilité totale grâce à une journalisation continue.

Indexware vous accompagne pour une transition fluide vers la facture électronique et une gestion simplifiée de vos documents comptables.

Les fonctionnalités clés de notre solution

Notre solution de dématérialisation des factures combine intelligence artificielle et automatisation avancée pour optimiser chaque étape du traitement comptable. Grâce à une intégration fluide et une interface intuitive, vous gagnez en efficacité tout en simplifiant la gestion des factures.

Réussissez la dématérialisation de vos factures founisseurs avec Indexware !

Solution de gain de temps et d’efficacité, la dématérialisation des factures fournisseurs représente une solution pérenne pour les entreprises, outre l’aspect légal et bientôt obligatoire pour les TPE. Pour réussir sa transformation digitale, il est aussi essentiel de mener une conduite du changement efficace pour introduire l’innovation dans le quotidien de vos équipes.

Indexware facilite l’intégration de solutions de dématérialisation intelligentes au sein de votre entreprise : prenons rendez-vous pour discuter de vos problématiques et de nos solutions !

FAQ - Foire Aux Questions

Pourquoi dématérialiser les factures fournisseurs ?

Le traitement manuel des factures est long, coûteux et sujet aux erreurs : pertes de documents, saisies manuelles, retards de paiement impactant la trésorerie. Une facture papier coûte 5 fois plus cher à traiter qu’une facture dématérialisée (16€ contre 3€).

La dématérialisation accélère et automatise l’ensemble du processus, réduisant les coûts et augmentant la productivité. Un salarié peut traiter 90 000 factures dématérialisées par an, contre seulement 6 000 en format papier. Avec un taux de dématérialisation de 80 %, une entreprise diminue considérablement ses délais de traitement et limite les erreurs. C’est une solution efficace pour optimiser la gestion et sécuriser les paiements.

Quelles solutions de dématérialisation des factures fournisseurs ?

La dématérialisation des factures peut être plus ou moins avancée. La solution la plus basique consiste à scanner et envoyer les factures par email, mais elles sont souvent réimprimées pour être traitées, limitant ainsi l’efficacité du processus.

L’utilisation d’un logiciel OCR permet d’extraire automatiquement les informations d’une facture scannée et de les intégrer dans le système comptable, réduisant ainsi les saisies manuelles.

La solution la plus aboutie repose sur un échange électronique de données entre fournisseurs et entreprises. Les factures sont directement envoyées, contrôlées et intégrées à l’ERP sans intervention humaine, avec la possibilité d’un paiement automatique à la date prévue.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation transforme les factures papier en documents électroniques conformes aux réglementations en vigueur.

À ne pas confondre avec la numérisation : scanner une facture crée un simple fichier numérique (PDF, JPG…), mais celui-ci reste statique et difficilement exploitable.

La dématérialisation va plus loin en automatisant le traitement des documents :

• Analyse et extraction des données pour les intégrer aux outils comptables et métiers.
• Indexation et classification avec des métadonnées pour une recherche rapide.
• Horodatage et certification pour garantir l’authenticité et la conformité fiscale.
• Intégration dans une GED pour un accès simplifié et sécurisé.
• Automatisation des circuits de validation, réduisant les délais et les erreurs.

Une solution qui optimise la gestion, fiabilise les données et accélère les processus.

La dématérialisation est-elle obligatoire pour les entreprises ?

Oui, la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire en France entre 2024 et 2026 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. La dématérialisation permet d’anticiper cette transition en respectant les exigences légales et en simplifiant les contrôles fiscaux.

Comment savoir si mon entreprise est concernée par la réforme de la facturation électronique obligatoire ?

Toutes les entreprises B2B assujetties à la TVA en France devront émettre et recevoir des factures électroniques via des plateformes conformes. La mise en place se fera progressivement selon la taille de l’entreprise, avec une échéance complète pour 2026.

Comment fonctionne la solution de dématérialisation des factures d’Indexware ?

Notre solution automatise l’ensemble du processus de facturation grâce à LAD RAD. Les factures sont capturées, analysées et intégrées directement dans votre ERP ou logiciel comptable, sans intervention manuelle.

Quels types de factures peuvent être dématérialisés ?

Notre solution prend en charge tous les formats de factures : papier, PDF, XML, Factur-X et EDI. Les documents papier sont scannés et traités automatiquement, tandis que les factures numériques sont intégrées directement dans votre système.

Combien de temps faut-il pour mettre en place la solution dans mon entreprise ?

L’implémentation varie selon la taille de votre entreprise et l’intégration requise avec vos systèmes existants. En moyenne, quelques jours à quelques semaines suffisent pour déployer notre solution et former vos équipes.

Mon entreprise doit-elle modifier ses processus internes pour utiliser la dématérialisation ?

Non, notre solution s’adapte à vos processus existants et vient les améliorer sans perturber votre organisation. Nous assurons une transition fluide en automatisant les étapes clés tout en maintenant votre structure de validation actuelle.

La solution est-elle compatible avec mon logiciel de comptabilité/ERP actuel ?

Oui, notre solution est intégrable avec tous les principaux ERP et logiciels comptables (SAP, Sage, Cegid, EBP, etc.), garantissant une adoption rapide et sans interruption de votre activité.

Quel est le niveau d'automatisation possible avec votre solution ?

Notre solution permet une automatisation complète du processus de facturation : extraction des données, validation, rapprochement avec les commandes et intégration comptable, avec un minimum d’intervention humaine.

Comment sont gérées les validations et les approbations des factures ?

Les factures suivent un workflow automatisé, incluant des étapes de validation selon vos règles internes. Les responsables peuvent approuver, modifier ou refuser une facture en un clic depuis leur interface dédiée.

La dématérialisation est-elle conforme aux réglementations fiscales en vigueur ?

Oui, notre solution respecte toutes les obligations légales, y compris la piste d’audit fiable, la signature électronique et les formats standards comme Factur-X et Chorus Pro.

Comment garantir l’authenticité et l’intégrité des factures dématérialisées ?

Les factures sont sécurisées grâce à l’horodatage, la signature électronique et l’archivage légal. Ces mécanismes garantissent leur authenticité et empêchent toute modification frauduleuse.

• En savoir plus sur la signature électronique.

Les factures électroniques ont-elles une valeur légale équivalente aux factures papier ?

Oui, à condition qu’elles respectent les normes fiscales en vigueur et qu’elles soient stockées dans un environnement sécurisé garantissant leur intégrité et leur traçabilité.

Est-il obligatoire d’archiver les factures électroniques et pendant combien de temps ?

Oui, les factures doivent être archivées pendant 10 ans en France. Notre solution assure un stockage sécurisé et conforme aux obligations fiscales pour une récupération rapide en cas de besoin.

Comment notre solution assure-t-elle la conformité avec les normes européennes et françaises ?

Notre logiciel est conforme aux exigences fiscales françaises et européennes, notamment les normes Factur-X, Chorus Pro et l’e-reporting. Il intègre les fonctionnalités nécessaires pour une mise en conformité rapide et sans risque.

Mes données sont-elles sécurisées avec la solution Indexware ?

Oui, nous utilisons des technologies de chiffrement, d’authentification forte et de sauvegarde sécurisée pour protéger vos données contre toute tentative de fraude ou de perte.

Où sont stockées les factures dématérialisées ?

Les factures sont hébergées dans des serveurs sécurisés, garantissant leurs confidentialité, intégrité et accessibilité en cas de contrôle ou d’audit.

Qui peut accéder aux factures et comment est gérée la confidentialité ?

Seules les personnes autorisées disposent d’un accès sécurisé et tracé aux factures, avec des droits personnalisés selon leur rôle dans l’entreprise.

Comment fonctionnent la traçabilité et l’audit des factures dans la solution ?

Toutes les actions sur une facture sont journalisées (création, validation, modification, paiement), assurant une traçabilité totale et simplifiant les audits comptables et fiscaux.

Quels sont les gains financiers liés à la dématérialisation des factures ?

Le traitement manuel d’une facture coûte en moyenne 17 €, alors que la dématérialisation réduit ce coût à 4,25 €. L’automatisation réduit aussi les erreurs et accélère les paiements, optimisant la trésorerie.

Combien coûte en moyenne le traitement manuel d’une facture et combien peut-on économiser ?

Une facture papier coûte jusqu’à 5 fois plus cher qu’une facture électronique. Une entreprise peut économiser des milliers d’euros par an en supprimant les coûts liés au papier, aux erreurs et aux retards de paiement.

Quel est l’impact de la dématérialisation sur la productivité des équipes comptables ?

Elle réduit jusqu’à 80 % du temps consacré au traitement des factures, libérant ainsi du temps pour des missions plus stratégiques et à forte valeur ajoutée.

La dématérialisation permet-elle de réduire les erreurs et litiges liés aux paiements ?

Oui, en automatisant le rapprochement entre les factures et les bons de commande, notre solution diminue considérablement les erreurs et évite les litiges avec les fournisseurs.