La signature électronique dans le secteur du BTP

La signature électronique, c'est quoi ?

La signature électronique, comme la signature manuscrite, vaut accord de la personne sur un document. La solution s’est naturellement imposée face à la généralisation des contrats, factures, devis et autres documents émis au format digital. Or, à l'image du seing traditionnel, l’e-signature est falsifiable et doit se doter de plusieurs garde-fous pour obtenir une valeur juridique.

Pour bien comprendre ce qu’est la signature électronique, il faut aussi savoir ce qu’elle n’est pas. La signature numérisée, résultat d’une signature manuscrite scannée, n'est pas une signature électronique. Dans ce cas, on parle aussi de signature électronique manuscrite. Il s’agit simplement d’un nom griffé à la main et apposé au format image. Cette méthode n’a pas la force d’une vraie signature électronique et ne saurait apporter la preuve d’un consentement.

Pour clarifier les différents termes, l'expression « signature numérique » est parfois préférée à « signature électronique ». Cela permet de différencier les signatures qualifiées les plus sécurisées, de celles qui n’ont pas de valeur juridique.

Les 3 types de signatures : simple, avancée, qualifiée

Toutes les signatures électroniques ne se valent pas. Certaines peuvent suffire pour des usages sans conséquence pour l'entreprise. En revanche, pour garantir l’intégrité du document et prouver l'accord du signataire, il faut se tourner vers les niveaux supérieurs. 

La signature électronique simple, ou standard

Le premier niveau de signature électronique est aussi appelé signature standard. Sa valeur juridique est très limitée. Elle peut constituer le début d'une preuve par écrit. Concrètement, ce format ultra simplifié est utilisé pour de petites tâches quotidiennes réalisées en interne, comme délivrer une autorisation ou un accusé de réception.

La signature électronique avancée

La signature électronique de niveau 2 est la plus répandue en entreprise. Cette solution intermédiaire permet l'identification du signataire et lie la signature à son auteur. Elle garantit également l'intégrité du document signé. Vous avez sans doute donné votre accord au moyen d’une signature de niveau 2 si, par exemple, vous avez dû transmettre une pièce d'identité afin de finaliser une démarche en ligne.

La signature électronique qualifiée

Cet ultime niveau de sécurité correspond à la signature numérique précédemment évoquée. Avec le niveau 3, vous bénéficiez d’une signature solide sur le plan technique et juridique. La signature qualifiée est la seule qui peut se targuer d’être l'équivalent d’une signature manuscrite. C’est elle que vous devez utiliser pour un acte notarié ou encore dans le cadre d’un appel d'offres sur les marchés publics.

BTP, application de la signature électronique pour les travaux

La signature électronique vient simplifier et accélérer de nombreuses tâches du quotidien et vous aide à être plus réactif pour décrocher des contrats.

Gérer vos activités ou que vous soyez

Sur les chantiers, en déplacement chez un client ou sur les salons, vous n’avez pas toujours la main pour piloter vos activités. L'outil de gestion électronique des documents (GED) vous permet de poursuivre toutes vos tâches de gestion même lorsque vous êtes loin de vos bureaux. Vous pouvez ainsi accorder une autorisation ou faire signer un devis à un client où que vous soyez.

Gagnez du temps

Au bureau, comme ailleurs, la signature électronique de document numérique vous fait gagner un temps précieux par rapport au format papier. Les délais sont réduits pour l’acte lui-même, mais aussi pour tout ce qui s'ensuit : classement, archivage, consultation des archives… Dans les TPE et les PME du bâtiment, ce sont bien souvent les artisans eux-mêmes qui doivent composer avec des tâches répétitives et chronophages. La digitalisation leur permet de se concentrer sur des missions plus utiles au développement de leurs activités.

Faites des économies

Chaque démarche allégée vous permet de réduire vos frais de gestion. Le traitement des documents papiers a un coût bien supérieur à celui des documents électroniques. Sans compter le gain de place permis par le stockage au format numérique. La signature électronique vous permet de basculer vers le tout digital en conservant des documents 100 % conforme.

Gagnez en fiabilité

La signature manuscrite nous apparaît à tort comme plus sûre. Pourtant, une signature électronique de niveau 3 est considérablement plus fiable qu'une signature accordée à la main.  Le niveau de sécurité est tel qu’on lui attribue parfois un caractère infalsifiable. S’il convient de rester prudent, il est certain que la signature qualifiée dépasse la signature manuscrite en matière d'authenticité sur l'identité de la personne et l'intégrité du document.

Les atouts de la solution Indexware : authentification et protection

Indexware, spécialiste de la dématérialisation et de la GED, vous propose une offre ciblée pour la signature électronique de documents.

Notre logiciel vous permet de traiter les documents en toute sécurité et en toute conformité. Le signataire est authentifié et les documents sont protégés afin d’en garantir la parfaite intégrité.

Indexware vous accompagne dans cette mise en place qui fait partie intégrante du processus de dématérialisation des entreprises du BTP. En plus de la solution de GED, nos équipes vous aident à mettre en place les modules et composants GED dont vous avez besoin au quotidien.