Qu’est-ce qu'un formulaire dématérialisé ?
Le formulaire dématérialisé a la même fonction que son homologue au format papier. Il permet de collecter des informations dans le cadre d’un audit, d’une vente, d’une enquête, d’un suivi client ou encore d’un relevé d’heures travaillées. Les applications du formulaire sont nombreuses, mais le format papier tend à limiter ses possibilités.
Les données collectées sur un formulaire papier doivent être relevées et saisies dans un outil afin d’être exploitées : tableur Excel, logiciel métier… Le formulaire numérique simplifie toutes les étapes du processus de collecte et d'exploitation de l’information.
6 bonnes raisons de basculer vers le formulaire numérique
Passer au formulaire numérique, c’est faire un pas de plus dans l’entreprise 4.0. Le format dématérialisé permet d'accélérer et de fiabiliser toutes les étapes de création, de collecte, d'analyse et de partage. Le tout, en faisant des économies et en améliorant son image.
1 - Un format toujours plus pertinent
Face à la multiplication des objets connectés, le formulaire papier est en panne d'arguments. Avant l'essor des tablettes et des smartphones, la fiche de renseignement présentait l’avantage de pouvoir être remplie n’importe où.
Aujourd’hui, les supports mobiles font partie de notre quotidien, dans la sphère privée et professionnelle. Les formulaires numériques sont ainsi diffusés et remplis sans contrainte dans l'entreprise, chez les prospects et chez les clients.
2 - Dématérialisation zéro papier un engagement incontournable en termes d’image et de coût de gestion
Les entreprises qui s'engagent dans une démarche de réduction des déchets et de protection des ressources envoient un signal positif aux collaborateurs, aux clients et aux jeunes talents amenés à rejoindre l'entreprise.
Maîtriser son impact environnemental est un moyen d’agir sur son image, mais aussi un levier d'action très concret pour réduire ses frais de gestion. Le papier et l’encre d’impression ont un coût, auquel il convient d’ajouter la place réservée à leur stockage.
3 - Passer de la collecte à l'exploitation, sans intermédiaire
Avec le formulaire numérique, vous pouvez exploiter directement les données collectées. La suppression de la phase intermédiaire de relève des informations et de saisie dans l'outil d'exploitation présente plusieurs avantages décisifs du point de vue des performances de l’entreprise.
Le formulaire numérique permet de réduire les temps de traitement et aussi de libérer du temps sur l’agenda des collaborateurs. La relève et la saisie de données mobilisent les ressources humaines là où elles sont les plus faillibles et les moins valorisées. Le caractère répétitif de ces actions est une source d’erreurs et de fautes d'inattention pouvant corrompre les résultats. Ces missions de traitement, bien qu’essentielles, contribuent à la perte de sens du salarié dans ses fonctions.
Le déploiement de l'outil numérique dans l'entreprise permet de rationaliser ces procédés et d’exploiter les ressources humaines sur des missions plus valorisantes. Si l’on pense par exemple à la force de vente, celle-ci doit être affectée autant que possible à la relation avec le client et à l’analyse des données. Les heures passées à saisir les informations constituent une perte de temps pour le commercial et une privation de ressources pour l'entreprise.
4 - Enrichir la collecte d'informations
Les limites du format papier ne se résument pas à la diffusion et au traitement de l'information. Le renseignement lui-même peut être enrichi grâce au format digital. L'utilisateur peut ainsi compléter le questionnaire par des photos ou des images, des graphiques, des liens, des coordonnées GPS, des codes-barres ou encore un fichier audio.
5 - Remplir et signer les formulaires dématérialisés à distance
En complément de la signature électronique, le formulaire numérique permet de garder le lien avec ses équipes ou avec ses clients quelles que soient les circonstances. Le manque de disponibilité, la distance géographique ou encore les restrictions de déplacement ne peuvent plus compromettre les échanges.
Un formulaire numérique peut être rempli à distance, depuis n’importe quel support compatible, à toute heure du jour et de la nuit. Les informations sont transmises sans délai et la signature électronique garantie, si nécessaire, l'authenticité du contenu et l'identité de l’auteur.
6 - Partager plus facilement l'information
Partir d’un format numérique vous permet d’être plus efficace de A à Z. Toutes les étapes sont simplifiées et accélérées, y compris celle de la diffusion de l'information. Vous pouvez partager les résultats obtenus en quelques clics avec les services concernés en interne ou en externe.
Passez au formulaire dématérialisé avec Indexware
Indexware, vous accompagne dans vos démarches de dématérialisation avec des outils et des logiciels adaptés à vos métiers : solution de GED, Workflow, LAD/RAD… Pour la gestion de formulaire, nous proposons le logiciel FormulWare. Ce générateur et gestionnaire de formulaires dématérialisés vous permet d'optimiser tous vos processus internes impliquant la saisie d'informations par l'utilisateur.
Le logiciel de GED FormulWare permet ainsi de générer et de gérer des formulaires de demande de congé, de demande de travaux ou encore des fiches de réception. Dématérialisés dès la création, ces documents sont instantanément transférés au bon destinataire. Les informations obtenues peuvent être archivées en toute sécurité sur la GED des formulaires traités.
