Format FactureX pour la facturation électronique, conformité au RGPD… Ces évolutions réglementaires peuvent bouleverser la gestion d'entreprise, notamment pour les plus petites structures. La Gestion Électronique des Documents (GED) est là pour accompagner ces changements.
Le principe du format FactureX
Facture X est un format de flux de facture. Il s’agit d’un standard franco-allemand qui s'applique aux factures électroniques mixtes.
On y retrouve le format PDF banni par la réforme sur l’obligation de facturation électronique. Plus question de joindre une facture PDF à son mail de facturation. En revanche, le format PDF reste acceptable dans le cadre d’une facture électronique hybride.
FactureX est en quelque sorte une formule 2 en 1. Le format PDF est repris uniquement pour présenter à l'utilisateur un contenu clair et lisible, tandis que le format XML garantit le traitement des données par l’outil informatique.
Le format FactureX est ainsi basé sur un fichier PDF répondant à la norme PDF A/3. Ce fichier qui représente la facture originale est associé à un autre fichier de données structurées : le fichier XML.
C’est la partie embarquée XML qui permet l'exploitation automatique de la facture dans un système d'information. Le PDF garantit quant à lui le même niveau de lisibilité qu'une facture traditionnelle au format papier.
Le RGPD et la gestion des données sensibles
La facturation électronique obligatoire est dans les tuyaux depuis 2015 avec la loi du 6 août pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques, aussi appelée loi Macron.
Depuis mai 2018, le déploiement progressif de ces dispositions pour la transition digitale des entreprises françaises doit se faire en accord avec le RGPD, le Règlement Général sur la Protection des Données.
Comme souvent, ces évolutions réglementaires sont relativement bien maîtrisées par les grandes structures qui disposent de services dédiés à la conduite du changement. En revanche, pour les TPE-PME et les indépendants, la tâche est un peu plus ardue.
Avec le RGPD, l’avantage est que les petites structures doivent s'efforcer de ne collecter et de ne conserver que les données dont elles ont réellement besoin. Si le changement organisationnel initial est important, à terme, les gains d'efficacité le seront tout autant.
Rappelons que le RGPD a pour objectif la protection des données personnelles. Cela a un impact sur la tenue d’un fichier client, sur la collecte d'informations auprès des prospects de l'entreprise… Les relations B2B sont aussi concernées avec les conditions d’actualisation des fichiers de fournisseurs par exemple.
Ce règlement s'applique à l'échelle européenne et tous les organismes sont concernés, quels que soient le domaine d’activités et leur taille, sans distinction entre les secteurs privé et public.
RGPD : en quoi la facturation est-elle concernée ?
Les entreprises françaises doivent déjà adapter leur processus aux dispositions du RGPD. À terme, toutes seront concernées par la facturation électronique, quelle que soit leur taille. Comment se préparer à respecter cette double obligation ?
La facture, électronique ou non, comporte des informations sur les clients. L'édition de ce document, au même titre que la transmission d’une carte de fidélité, utilise les données du client dans un objectif de gestion de la clientèle.
Le RGPD ne s'oppose pas à la tenue d'un fichier client à jour pour la gestion efficace de la facturation, y compris de la facturation électronique. Il prévoit en revanche la possibilité pour le client de maîtriser l'utilisation de ces données : droit d’accès, de rectification, d'opposition, d'effacement… Adresser rapidement ces demandes permet de se conformer au règlement, mais c’est aussi un moyen de montrer le sérieux et la réactivité de l'entreprise.
GED, FactureX et gestion RGPD : intégration et complémentarité
La gestion électronique des documents (GED) de l'entreprise est le meilleur moyen de se mettre en conformité RGPD et de respecter ses obligations de facturation électronique, sans délai et sans contrainte. Plus généralement, cette solution offre davantage de souplesse aux entreprises pour faire face au changement.
Concrètement, la GED passe par un logiciel informatique. Cet outil permet à l'entreprise de stocker, de gérer et surtout de sécuriser l'ensemble de ses données électroniques (facture électronique, fiche de paie, signature électronique…).
En ces temps de transition, la GED remplit 2 fonctions. La première est la numérisation des documents existants et leur intégration aux nouveaux processus de gestion dématérialisée de l'entreprise. Par exemple, si vous avez passé le cap de la digitalisation pour vos prochaines factures, la numérisation des anciennes factures papier permet de centraliser toute l'information disponible. La seconde fonction est l’exploitation efficace et sécurisée des données.
Un logiciel de GED est un environnement sûr. L'accès au document du coffre-fort numérique y est contrôlé. Les informations peuvent être échangées sans risque de fuite ou de pertes et les différentes opérations effectuées peuvent être facilement retracées : ajout, consultation, modification du document… Par ailleurs, les données personnelles collectées, même autorisées, ont une durée de vie limitée. Le logiciel de GED se charge automatiquement de leur suppression une fois l'échéance arrivée.
