Que vous soyez une grande entreprise ou une petite structure, cette transformation va profondément changer la manière dont vous gérez vos transactions. Ce changement ne concerne pas seulement la manière de créer et d'envoyer vos factures, mais touche aussi la conformité légale de votre entreprise.
Qu'est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique, ou e-facture, est un document commercial émis, reçu et archivé uniquement en format numérique. Contrairement à une facture papier scannée, la facture électronique doit répondre à des critères techniques et légaux spécifiques pour être considérée valide. Ces factures sont créées dans des formats standardisés (XML, UBL, etc.) permettant une lecture et un traitement automatisé par les systèmes informatiques, garantissant ainsi leur intégrité tout au long du processus.
Rappel des normes légales
Pour être conforme aux exigences légales, une facture électronique doit respecter trois principes fondamentaux :
- Authenticité : l’émetteur de la facture doit pouvoir être clairement identifié.
- Intégrité : le contenu de la facture ne doit pas pouvoir être altéré après sa création.
- Lisibilité : la facture doit rester compréhensible pour toutes les parties, de sa création à son archivage.
Ces normes visent à assurer que les factures échangées entre entreprises ou avec l’administration fiscale conservent une valeur juridique et fiscale tout au long de leur cycle de vie.
Quels sont les objectifs derrière la réforme de 2026 ?
L’instauration de la facturation électronique s’inscrit dans une démarche globale de modernisation des processus commerciaux et de gestion fiscale. Les principaux objectifs de cette réglementation sont :
- Transparence fiscale : en automatisant la transmission des données fiscales à l’administration, la facturation électronique réduit les risques de fraude à la TVA.
- Automatisation des échanges : en standardisant les formats et en automatisant le traitement des factures, les entreprises gagnent en efficacité, tout en réduisant les erreurs humaines liées à la saisie manuelle.
- Réduction des coûts : en supprimant le papier, les impressions et les envois postaux, les entreprises peuvent économiser considérablement sur leurs frais de gestion administrative.
Le calendrier des obligations : les échéances légales à retenir
Le passage à la facturation électronique s’effectuera de manière progressive, avec des dates d’application qui varient en fonction de la taille de l’entreprise. Ce calendrier a été mis en place pour permettre aux entreprises de s’adapter progressivement à cette nouvelle obligation, en tenant compte de leurs capacités techniques et organisationnelles.
- 1er juillet 2024 : à partir de cette date, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Cela concerne aussi bien les grandes entreprises que les petites structures comme les PME, TPE et micro-entreprises.
- 1er juillet 2024 : les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés ou un chiffre d'affaires supérieur à 1,5 milliard d'euros) seront les premières à être tenues d’émettre des factures électroniques dans le cadre de leurs transactions interentreprises.
- 1er juillet 2025 : ce sera au tour des entreprises de taille intermédiaire (ETI), c'est-à-dire celles comptant entre 250 et 5 000 salariés, de se conformer à l'obligation d'émettre des factures électroniques.
- 1er janvier 2026 : enfin, les PME, TPE et micro-entreprises devront elles aussi passer à l’émission de factures électroniques pour toutes leurs transactions interentreprises.
Ce déploiement progressif permet aux entreprises de se préparer efficacement et d’adopter des solutions adaptées à leurs besoins.
Quelles entreprises sont concernées ?
L’obligation de passer à la facturation électronique concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. Cela inclut les grandes entreprises, les PME, les TPE et les micro-entreprises. Dès lors qu'une entreprise est tenue de facturer des biens ou des services soumis à la TVA, elle est directement concernée par cette obligation.
Même les structures qui émettent peu de factures devront se conformer à cette réglementation, notamment pour la réception des factures électroniques à partir du 1er juillet 2024. Il est donc crucial que toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, mettent en place des solutions permettant de recevoir et d’émettre des factures dans les formats électroniques autorisés.
Comment bien préparer son entreprise ?
La première étape pour se préparer à la facturation électronique est de réaliser un audit de vos systèmes actuels. Cela permet d’évaluer si vos outils de gestion des factures sont conformes aux nouvelles exigences et d’identifier les points à améliorer. Il peut s’agir de l’intégration d’un logiciel de facturation compatible ou d’une meilleure sécurité des données.
Ensuite, il est essentiel de mettre à jour vos logiciels pour qu’ils puissent émettre et recevoir des factures électroniques. Vous pouvez choisir entre le Portail Public de Facturation (PPF), gratuit, ou une Plateforme Partenaire (PDP) qui offre des services plus complets, en fonction des besoins de votre entreprise.
Enfin, n’oubliez pas d’investir dans la formation de vos équipes. Les employés doivent être formés à l’utilisation des nouveaux outils afin de garantir une transition fluide et de limiter les erreurs. Cela permettra à votre entreprise de tirer pleinement parti des avantages de la facturation électronique.
Les risques en cas de non-conformité des factures
Ne pas se conformer à l’obligation de facturation électronique peut entraîner des sanctions financières importantes pour les entreprises. En effet, la législation prévoit plusieurs types de pénalités pour ceux qui ne respectent pas les échéances imposées :
- Amendes pour absence de facturation électronique : si une entreprise ne transmet pas ses factures au format électronique, elle s’expose à une amende équivalente à 15 € par facture non conforme, dans la limite de 25 % du montant total de la facture.
- Amendes pour non-transmission des données à l'administration fiscale : les entreprises qui ne transmettent pas les données obligatoires relatives à leurs transactions (e-reporting) à l’administration fiscale risquent également une amende spécifique, dont le montant varie en fonction du nombre de factures concernées et de la gravité de l’infraction.
- Contrôles fiscaux accrus : en cas de non-conformité, les entreprises peuvent faire l’objet de contrôles fiscaux plus fréquents et plus approfondis. Ces contrôles peuvent engendrer des perturbations importantes dans le fonctionnement de l’entreprise.
Ces sanctions visent à inciter les entreprises à se conformer aux nouvelles obligations et à s'assurer que toutes les transactions sont correctement documentées et enregistrées de manière transparente.
