À l'issue d’un processus de dématérialisation réussi, l'entreprise et ses collaborateurs bénéficient de tous les avantages de la centralisation et de l’exploitation de documents électroniques. Découvrez sans plus attendre les gains pour votre activité et confiez la conduite du changement à Indexware pour passer facilement au tout digital.
1 - Passer moins de temps sur les tâches répétitives
La gestion dématérialisée accélère tous les processus de l'entreprise. Pour les notes de frais par exemple, la gestion papier suppose la saisie, la transmission des justificatifs, la vérification des pièces, le contrôle de la conformité à la politique de remboursement et les éventuelles modifications. Au total, pas moins de 5 actions auront été nécessaires au traitement de cette note. Le temps moyen, estimé à une vingtaine de minutes par document, est considérablement réduit par le format digital plus facile à partager, à corriger et à vérifier.
2 - Améliorer la satisfaction des clients et collaborateurs
La réactivité fait partie des avantages de la dématérialisation appréciés par les clients et les fournisseurs de l'entreprise, pour le traitement des demandes et le règlement des factures, notamment. Des délais plus courts sont aussi un atout pour les collaborateurs qui reçoivent leur salaire et perçoivent leurs remboursements dans les temps.
3 - Faire des économies sur les frais de gestion
Les coûts de gestion des documents au format papier restent relativement imperceptibles jusqu’au jour de l'addition. L'accumulation de petites sommes finit par essouffler la trésorerie au fil des années. Une étude CEGID réalisée auprès des TPE/PME révélait qu’une entreprise pouvait consacrer environ 5 % de son chiffre d'affaires à la gestion des documents papier. Le passage à la dématérialisation réduit ces frais et donne un coup de fouet à votre budget.
4 - Réduire la surface et le coût d'archivage
Dans cette étude portant sur les pratiques d’archivage des entreprises françaises, 1 structure interrogée sur 5 confiait dépenser plus de 2000 euros chaque année pour conserver ses documents papier. Ce n'est pas si étonnant, si l’on prend en compte le prix du m² entièrement consacré au stockage. Les pièces et locaux dédiés seraient mieux rentabilisés s’ils pouvaient accueillir des activités ayant un impact direct sur le développement des activités de l'entreprise.
5 - Simplifier l’accès aux documents de l'entreprise
Avec la dématérialisation, tous les documents électroniques natifs et numériques sont centralisés. Toutes les personnes autorisées peuvent retrouver facilement une archive ou un justificatif récent. Il est aussi possible d'accéder au flux documentaire à distance depuis un autre site alors que les documents papier sont nécessairement consultés sur place.
6 - Protéger les informations sensibles ou confidentielles
La facilité d’accès ne doit pas laisser penser que le flux documentaire n’est pas sécurisé. L’avantage avec la dématérialisation est qu’il est bien plus simple de surveiller qui consulte un document et quelles actions sont permises ou proscrites selon le profil d'utilisateur.
7 - Retracer facilement l’historique d’un document
En cas de doute, il est possible de retracer toutes les actions passées et d’en connaître l’auteur. C’est encore un autre avantage de la dématérialisation des documents, y compris pour ceux qui auront été numérisés depuis le format papier. Selon le même principe, il est aisé de déceler un faux. Il est ainsi plus facile de falsifier une signature manuscrite qu’une signature électronique.
8 - Éviter les erreurs et les oublis
Une gestion électronique de documents (GED) est aussi une aide pour les différents services concernés. L’outil propose des actions automatiques qui évitent les erreurs et les oublis. Les informations d’un client ou d’un fournisseur sont par exemple reprises pour l’établissement des factures ou des devis.
9 - Maîtriser son empreinte carbone
Les deux modes de gestion, électronique et papier, ont un coût environnemental. Avec le stockage numérique, ce sont les serveurs et datacenters qui pèsent dans la balance. Pour la gestion de documents physiques, il s’agit de tous les coûts associés à filière papier (production, transformation, emballage, transport…), à l’encre et au matériel d’impression.
L’avantage avec la dématérialisation, c’est que les coûts associés aux documents électroniques sont plus faciles à suivre et à maîtriser. Il est notamment possible de choisir des serveurs qui privilégient les ressources en énergie renouvelable afin de « verdir » la fonction d’archivage.
