Dans toute entreprise, chaque collaborateur doit réaliser un ensemble de tâches secondaires utiles à la réalisation de ses objectifs. Grâce à la mise en place d’une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) et de workflow, l’automatisation de ces tâches devient possible.
Workflow GED : qu’est-ce que c’est ?
Le workflow, « flux de travail » en français, numérique consiste à gérer de façon informatique et automatisée, le circuit de traitement d’un dossier, d’un document, d’un projet, d’une facture etc. Grâce à une modélisation informatique des tâches qu’un collaborateur peut ou doit accomplir dans le cadre de son métier, ces tâches peuvent être impliquées dans les différents processus métier.
Automatisation des tâches et workflow : exemple concret
Prenons un exemple de workflow géré à l'aide d'un système de GED : la demande de devis. Admettons qu’un client effectue une demande de devis depuis le site Internet d’une entreprise. Un membre de cette entreprise reçoit la demande. Il doit ensuite transmettre cette demande au collaborateur qui va la traiter. Le collaborateur en question, par exemple un commercial, va établir un devis détaillé. Celui-ci préfère l’envoyer à son responsable pour validation, avant de la transmettre au futur client. Le responsable lui renvoie ses commentaires et quelques modifications. Le commercial doit donc corriger son document, pour enfin, l’envoyer au potentiel client.
Dans cet exemple, l’automatisation des tâches via un système de GED et workflow permettrait un gain de temps à l’entreprise. En effet, pour satisfaire la demande du client, il aura fallu qu’elle passe entre les mains d’au moins trois personnes, et nécessite l’échange, à minima, de cinq mails. Le workflow permet d’automatiser ces processus. Modélisés informatiquement, les différents documents circulent automatiquement entre les utilisateurs concernés pour lecture, approbation, modification ou encore validation.
Automatisation des tâches grâce à la GED workflow
Le workflow, intégré à une solution de GED, permet d’automatiser les tâches. Véritable source d’efficacité pour l’entreprise, le workflow réduit les tâches répétitives et permet de dégager du temps pour celles à valeur ajoutée. Ce système d’automatisation de tâches offre une visibilité et une analyse en temps réel, des activités à réaliser.
Utiles dans les entreprises de multiples secteurs (privés ou publics), les workflows sont paramétrables en fonction des besoins de chaque groupe de collaborateurs. Ils peuvent notamment générer des documents, automatiser des circuits de validation, (re)distribuer les demandes…
GED workflow et automatisation des tâches : quels bénéfices ?
L’automatisation des tâches grâce aux workflow d’une GED apportent de nombreux bénéfices aux entreprises.
Le premier avantage constaté est le gain de temps. Chaque collaborateur est davantage disponible pour la réalisation de ses tâches prioritaires et peut ainsi se recentrer sur son coeur de métier au lieu de passer du temps à des tâches fastidieuses et chronophages. L'intégration d'une logiciel workflow et GED est donc une excellente manière d'augmenter la productivité de chaque collaborateur et par là même, la rentabilité de l'entreprise.
Les workflows offrent plus de visibilité sur les processus métiers. Tous les collaborateurs peuvent visualiser les tâches qui sont modélisées. Les missions sont centralisées et consultables sur le tableau de bord de la GED.
Grâce à l’automatisation des tâches, les risques d’erreurs sont limités. Les mails, documents ou toute autre demande sont envoyés systématiquement aux bonnes personnes.
Il est aussi possible de programmer des alertes, notamment pour rappeler des délais, ainsi les risque d’oubli et les retards sont restreints.
Enfin, la GED et le workflow simplifient la communication et les échanges entre les collaborateurs.
GED Workflow : comment la mettre en œuvre ?
Pour mettre en œuvre un système de workflow et GED, un expert Indexware va analyser les processus souhaités au sein de l'entreprise. C'est lui qui va définir, avec les utilisateurs et chefs de projet, le « qui fait quoi, quand et comment ? ».
Grace à l’expérience de cet expert, cet audit est habituellement rapide, de l’ordre de quelques heures à quelques jours et dure rarement plus de 2 à 3 jours.
A l’issue de cet audit, l'expert en conduite du changement rédige un rapport d’audit, qui est la modélisation de tous les circuits de traitement analysés, avec les préconisations éventuelles et recommandations organisationnelles.
Il s’agit de "coller" au besoin ! Chaque service, chaque collaborateur a des besoins différents. Indexware fait du sur-mesure pour chaque structure et chaque service.
Enfin, il est primordial de comprendre la problématique de chaque corps de métier afin d'accompagner au mieux chaque collaborateur dans ce changement.
N’attendez plus pour mettre en place votre GED Workflow grâce à Indexware !
