Dans le privé, comme dans le public, la gestion des documents RH (Ressources Humaines) est un sujet délicat. Traiter les dossiers rapidement et de façon sécurisée n’est pas une mince affaire, surtout lorsque l’entreprise a beaucoup de salariés. A l’heure du RGPD (Règlement Général des Protections de Données) entré en vigueur en mai 2018, il devient primordial de s’assurer de la bonne traçabilité et de la préservation des documents RH.
Au premier abord, mettre en place un système de dématérialisation peut effrayer. En effet, il s’opère à la fois au niveau organisationnel et humain. Tous les collaborateurs doivent être impliqués dans ce projet pour en découvrir les bénéfices. Il est préférable de mener une conduite au changement.
Une fois adoptée, la dématérialisation des dossiers RH présente de multiples avantages.
La dématérialisation des dossiers RH présente un avantage logistique
La dématérialisation des dossiers RH permet de gérer l’ensemble des documents des salariés. Du contrat de travail, en passant par les papiers d’identité, les demandes de congés, les notes de frais, aux fiches de paie, tous les fichiers sont traités. Il est important de rappeler que depuis 2017, la loi n’impose plus à l’employeur de demander au préalable l’accord du salarié pour lui remettre un bulletin de paie électronique. En revanche, si ce dernier ne souhaite pas que sa fiche de paie lui soit remise électroniquement, il peut s’y opposer.
La GED (Gestion Electronique de Documents) permet d’archiver les documents de manière électronique. Cette solution permet de les garder dans un coffre numérique sécurisé. Ainsi, les risques de perte sont moindres. En cas de cambriolage, d’incendie ou encore de dégâts des eaux, les documents sont à l’abris.
L’accessibilité des documents aux salariés est contrôlée par le service RH. Il décide qui a accès aux différents documents. Les dossiers RH sont strictement personnels et ne doivent pas être consultés par un autre salarié que le concerné.
Automatisation des processus (workflows)
La dématérialisation offre un gain de temps considérable au service RH. En plus de l’archivage numérique, elle permet d’automatiser les processus grâce à des workflows (automatisation des tâches). Par exemple, grâce à la dématérialisation, les demandes de congés peuvent être simplifiées. Le salarié remplit la demande directement dans son dossier depuis la GED. Ensuite, le document est envoyé à la direction pour être validé. Lorsque les responsables accordent la demande, ils peuvent la signer électroniquement. Le fichier est donc renvoyé dans le dossier du salarié. Les processus sont harmonisés et la GED permet une meilleure traçabilité des documents. De plus, la collecte et l’analyse des documents sont simplifiés. La communication entre salariés et RH est-elle aussi facilitée.
L’avantage économique de la dématérialisation des dossiers RH
La dématérialisation des dossiers RH présente un avantage économique pour les entreprises. Elle permet une réduction des coûts en fournitures. Les documents ne sont plus nécessairement imprimés, ainsi les stocks de papier et de cartouche d’encre diminuent moins rapidement. Les fiches de paie, par exemple, ne sont plus envoyées par voie postale aux salariés. Plus besoin d’affranchir les lettres ! La productivité du service RH est améliorée grâce au temps économisé. Les documents RH ne sont plus systématiquement mis sous plis, ce qui libère du temps pour les personnes en charge des RH. Avant la dématérialisation, les RH imprimaient le document, le remplissaient, le faisaient signer pour ensuite les scanner, puis l’archivaient dans un classeur papier. Le gain de temps offert par la GED permet des économies considérables.
Booster sa marque employeur avec la dématérialisation
Grâce à la dématérialisation et l’automatisation des processus, l’entreprise renvoie une image moderne, dynamique et jeune. Les échanges entre direction et collaborateurs sont simplifiés. Ces derniers sont accompagnés dans le projet. L’entreprise, qui se digitalise, préserve tout de même les relations humaines. C’est un service gratuit qui est offert aux salariés : leurs documents sont conservés de manière sécurisée dans le coffre-fort numérique.
La dématérialisation est un enjeu clé dans la démarche RSE (Responsabilisation Sociétale de l’Entreprise) de l’employeur. Réduire son emprunte écologique, en plus d’être une priorité environnementale, contribue à la bonne réputation d’une entreprise.
La dématérialisation : nombreux avantages dans de multiples secteurs
La dématérialisation offre des opportunités organisationnelles économiques dans tous les services du domaine privé et public. Les services RH ne sont pas les seuls à qui profite la GED.
Médical
Dans les établissements de santé, la volumétrie des documents à traiter est un axe important. Entre les dossiers de patients, les demandes d’admission/ de sortie et la gestion des réclamations, la quantité de documents aboutit à un travail d’archivage conséquent. La dématérialisation des dossiers est donc une bonne alternative qui permet de libérer du temps pour les patients.
Comptabilité
Optimiser les échanges de manière optimale est primordial dans ce secteur. Compatible avec les logiciels métiers (CRM, ERP…), la GED s’intègre à leurs habitudes et à leurs processus. Numériser, indexer et archiver les documents (déclaration de TVA, paiement CFE…) grâce à des systèmes de workflow peut rapidement s’avérer indispensable.
Notariat
L’archivage des documents dans le notariat est long et fastidieux. Le CNS (Conseil Supérieur du Notariat), conscient de l’intérêt de la GED, a développé un cahier des charges précis à respecter. La dématérialisation couvre l’ensemble des besoins de ce secteur : dépôt du dossier au greffe, mise à disposition d’une base de données électronique…
Promotion immobilière et construction
La dématérialisation, comme dans le secteur du notariat, est un avantage considérable dans l’Immobilier. Le volume de documents reçus et à traiter est tellement important, que l’utilisation d’une GED s’impose comme une solution adaptée. Les fichiers sont triés soit par clients, projets ou collaborateurs. Le moteur de recherche de la GED permet de retrouver rapidement un document. Le partage d’informations entre collaborateurs est facilité.
Industrie
Les entreprises du domaine de l’industrie font face à de multiples contraintes. Elles doivent prendre en compte des pressions réglementaires importantes tout en assurant un service client de qualité. La gestion des projets fournisseurs est aussi une mission importante des industriels. En maitrisant les processus, la dématérialisation permet de réduire les coûts et d’innover.
Distribution
La dématérialisation des dossiers dans la grande distribution permet de gérer parfaitement toutes les tâches. La GED simplifie les recherches et rapprochent les documents entre eux, grâce à la mise en place d’armoires numériques. Les fichiers peuvent être organisés selon plusieurs champs (numéro de fournisseur, de rayon, de facture…). La numérisation des BL (Bons de Livraison), par exemple, est une des fonctions les plus appréciées du secteur.
Juridique
Les métiers du secteur Juridique ont déjà franchi le pas en utilisant des logiciels avocat tels que Dlex, Kleos ou encore Secib. La dématérialisation apparait donc comme l’étape suivante. Entre les PV, les expertises et les pièces justificatives, l’organisation du secteur doit être irréprochable. La GED permet d’échanger des documents plus facilement et en toute sécurité. Les flux de traitement des documents sont paramétrables pour permettre aux collaborateurs optimiser leur productivité.
Service public
Les services publics, tels que les administrations génèrent et archivent un grand nombre de documents. Les armoires d’archivage se remplissent et il devient de plus en plus compliqué de les stocker. Pour répondre aux exigences qualitatives des citoyens, les services publiques doivent s’adapter aux évolutions numériques. La GED offre une simplification organisationnelle, un renforcement du lien avec administrés et un meilleur partage de documents.
Vous l’aurez compris, la dématérialisation des documents est utile dans plusieurs corps de métiers et pour plusieurs collaborateurs quelle que soit la fonction occupée. Pour votre transition digitale et votre dématérialisation partielle ou totale, faites le choix d’Indexware, expert en solutions de GED.
