Les opérateurs de dématérialisation font partie des nouveaux acteurs de la scène de la facturation électronique. Leur rôle de facilitateur des échanges entre les solutions de gestion interne et les plateformes de dématérialisation obligatoires intéresse de nombreuses entreprises. Quels sont exactement les services proposés par ces intermédiaires ? Comment évaluer la valeur ajoutée de ces offres pour votre entreprise ?
Qu'est-ce qu'un opérateur de dématérialisation ?
Un opérateur de dématérialisation est un intermédiaire entre l'entreprise et sa plateforme de dématérialisation. Ce prestataire de services gère les factures, les formats et propose des fonctionnalités complémentaires.
Quelle est la différence avec les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) ?
Les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) immatriculées par l'état, émettent et reçoivent les factures électroniques, et sont habilitées à transmettre les données utiles à l'administration fiscale (identification du client, du fournisseur, montant de la TVA...).
Les opérateurs de dématérialisation sont simplement raccordés à une PDP. Les OD ne sont pas habilités pour la transmission de factures directement au destinataire.
Quel est le lien avec le portail public de facturation ?
Le portail public de facturation (PFF) a pour mission principale de centraliser et transmettre les données des factures, transactions et paiements à l’administration fiscale. Il est également responsable de la gestion d’un annuaire central, mis à jour selon les informations de l'INSEE et de la DGFiP, permettant de guider les entreprises dans l’envoi de leurs factures.
Toutefois, il n’est plus utilisé pour la transmission gratuite des factures entre les parties. À noter, il ne doit pas être confondu avec la plateforme "Chorus Pro" destinée aux échanges de factures électroniques avec les administrations publiques.
Quel est l'intérêt de passer par un opérateur de dématérialisation (OD) ?
L'opérateur de dématérialisation propose des services de gestion des factures émises et reçues. En passant par un OD, l'entreprise peut déléguer toutes les actions automatisées pouvant être réalisées sur les factures.
Passer par un OD présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment avec des offres des services complets pour la gestion des factures émises et reçues. Ainsi l'entreprise utilisatrice pourra déléguer l'automatisation de nombreuses tâches liées à la dématérialisation des factures. Le processus est considérablement simplifié, en se basant aussi sur les processus et besoins métiers, réduit les risques d'erreurs et permet de gagner du temps.
En optant pour un OD, l'entreprise bénéficie d'une solution clé en main qui assure la conformité, la sécurité et l'efficacité de la gestion des échanges de factures.
L'opérateur de dématérialisation est-il obligatoire ?
Non, passer par un opérateur de dématérialisation n'est pas obligatoire, mais il représente une option avantageuse pour les entreprises. En tant qu'intermédiaire entre l’entreprise et la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF), l'OD facilite la gestion des échanges de factures dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique interentreprises. Choisir un OD peut simplifier et optimiser le processus de dématérialisation, offrant ainsi un accompagnement supplémentaire aux entreprises.
Le cadre réglementaire autour des OD
L'opérateur de dématérialisation trouve ainsi sa place dans un contexte de passage obligé à la facturation électronique pour les entreprises.
La réforme, qui a connu plusieurs bouleversements calendaires, oblige déjà la plupart des entreprises françaises à recevoir des factures électroniques. Absolument toutes les structures, quelles que soient leurs tailles, seront soumises à cette obligation à compter du 1er septembre 2026.
L'obligation d'émission de factures électroniques, telle que prévue à l’article 91 de la loi de finances pour 2024, est fixée au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI). Les petites et moyennes entreprises, ainsi que les micro-entreprises, ont jusqu'au 1er septembre 2027 pour se mettre en conformité.
La conformité de ces échanges de factures entre acteurs assujettis à la TVA est garantie par l'utilisation obligatoire d'une PDP. L'entreprise est libre de choisir sa PDP parmi une liste de prestataires immatriculés.
Dans ce contexte, les OD se positionnent comme des intermédiaires offrant des services à valeur ajoutée. Ils servent d'interface de simplification des flux de facturation entre la solution de gestion de l'entreprise et sa PDP.
Qu'est-ce qu'un OD peut faire pour votre entreprise ?
Les opérateurs de dématérialisation peuvent proposer plusieurs fonctionnalités utiles aux entreprises :
- Convertir les documents dans le format requis ;
- Transmettre les factures aux plateformes habilités ;
- Collecter les factures auprès de ces plateformes ;
- Archiver les pièces et justificatifs comptables ;
- Simplifier le processus de validation des factures…
Attention, les opérations de transmission et de collecte effectuées par les OD passent obligatoirement par les plateformes habilitées. L’OD seul n'assure pas de lien direct entre le fournisseur et l'acheteur.
Comment choisir un opérateur de dématérialisation ?
Votre opérateur de dématérialisation doit avant tout être compatible avec votre système d'information.
Les services proposés doivent répondre aux besoins que vous aurez préalablement identifiés : pré comptabilisation automatique des factures, centralisation de la gestion des documents, suivi des paiements, signature électronique…
Le rapport qualité/prix peut être évalué selon la liste des fonctionnalités, la clarté et l'ergonomie de l'interface, la réputation de l'opérateur ou son expérience avec d'autres acteurs dans votre domaine d'activité.
