Conduite du changement : comment Indexware peut vous accompagner ?
Experte en GED, l’équipe Indexware a progressivement affiné sa méthode pour toucher plus efficacement un large public professionnel. Depuis 2003, Indexware propose une transformation digitale sur-mesure, pouvant être partielle ou complète et s'appliquer à différentes structures et tailles d'entreprise. L’humain est quoi qu’il arrive au centre de cette approche, car c’est lui qui va révéler tout le potentiel de la GED dans son usage quotidien. Une GED incomprise ou suscitant la méfiance des usagers ne vous apportera pas la plus-value que vous attendez.
Indexware s’est donc donné pour mission de fournir à la fois l'outil, et les clés organisationnelles et relationnelles qui permettent de l’intégrer pleinement et durablement à vos activités.
La réussite d'un projet de déploiement GED dépend particulièrement du degré d'implication et d'adhésion des utilisateurs, placés au cœur de projet. C'est pourquoi, nous assurons en plus d'un accompagnement personnalisé par de la formation et de l'assistance à l'exploitation, une analyse des résistances aux changements. Celle-ci permet ensuite de mener des actions de communication ciblées visant à susciter et renforcer de l'adhésion au projet. L'ensemble de nos prestations s'inscrit donc dans une démarche de conduite du changement.
Un outil rendu accessible par l’approche personnalisée
La méthodologie Indexware repose aussi sur la conduite du changement pour accompagner la transition numérique de chaque entreprise. Les outils Indexware ont d'ailleurs été pensés en amont pour offrir aux utilisateurs une prise en main simple et intuitive. Leur pertinence a été étudiée en interne et en externe, validée et reconnue par les clients d’Indexware.
La méthodologie Indexware consiste à embarquer tous les salariés dans la transformation digitale. Si les futurs utilisateurs ne se sentent pas impliqués, les outils, aussi performants soient-ils, seront peu ou mal exploités. Il faut donc pouvoir créer l’adhésion autour du projet. C’est aussi pour cela qu’Indexware a mis un point d’honneur à rendre la technologie accessible, sur le plan technique, mais aussi grâce à l’accompagnement personnalisé.
L’analyse des résistances au changement permet de repérer les freins psychologiques à la dématérialisation progressive des processus de l’entreprise. Une fois les difficultés identifiées, il est plus facile de piloter une campagne de communication interne efficace auprès des services concernés.
L’audit organisationnel Indexware
Les outils de la transformation digitale doivent être adaptés à chaque structure afin d’apporter une réelle plus-value.
Avec Indexware, l'accompagnement au changement commence par un audit. L'objectif est de déterminer avec vous les fonctions visées par la transformation digitale : achat, vente, facturation marketing, juridique, ressources humaines… Il faut aussi aborder la question de la politique de sécurité et des droits d’accès qui évoluent d’une organisation à l’autre.
Sur place, l’équipe Indexware évalue également la compatibilité de l'environnement d'hébergement. Il s’agit de vérifier que toutes les conditions techniques sont réunies pour le déploiement de la solution. Au-delà de la technique, il faut s’assurer que tous les effectifs soient prêts à utiliser les nouveaux outils installés.
Les besoins en formations et en assistance à l'exploitation peuvent varier fortement selon l'entreprise. Ces variations s'observent aussi entre les services d’une même structure.
Mise en place de votre solution de GED
Une fois la phase d’audit passée, et le plan établi, il ne reste plus qu’à passer à l'action. La gestion électronique des documents est une solution indispensable à la transformation digitale de l'entreprise. Elle se déroule en deux temps : celui de la numérisation du flux papier et celui de la création d’un flux de documents électroniques.
La numérisation manuelle peut être fastidieuse. Heureusement, la technologie LAD est là pour accélérer et fiabiliser ce processus. La LAD est tout simplement la Lecture Automatique de Documents. Le contenu à numériser est lu, reconnu et les données utiles sont extraites afin d’optimiser la GED, y compris sur les fichiers créer et reçu avant la digitalisation.
Ensuite, la solution doit permettre à chaque service de travailler à partir de documents électroniques natifs et d’intégrer leurs propres e-documents. Les qualités techniques de la solution sont déterminantes, mais pas suffisantes pour maîtriser sa transformation digitale.
Un outil rendu accessible par l’approche personnalisée
La méthodologie Indexware repose aussi sur la conduite du changement pour accompagner la transition numérique de chaque entreprise. Les outils Indexware ont d'ailleurs été pensés en amont pour offrir aux utilisateurs une prise en main simple et intuitive. Leur pertinence a été étudiée en interne et en externe, validée et reconnue par les clients d’Indexware.
La méthodologie Indexware consiste à embarquer tous les salariés dans la transformation digitale. Si les futurs utilisateurs ne se sentent pas impliqués, les outils, aussi performants soient-ils, seront peu ou mal exploités. Il faut donc pouvoir créer l’adhésion autour du projet. C’est aussi pour cela qu’Indexware a mis un point d’honneur à rendre la technologie accessible, sur le plan technique, mais aussi grâce à l’accompagnement personnalisé.
L’analyse des résistances au changement permet de repérer les freins psychologiques à la dématérialisation progressive des processus de l’entreprise. Une fois les difficultés identifiées, il est plus facile de piloter une campagne de communication interne efficace auprès des services concernés.
Conduite du changement : qu’est-ce que c’est ?
La conduite du changement, aussi appelée accompagnement du changement, désigne l'ensemble des opérations mises en œuvre au sein d'une organisation, qu'il s'agisse d'une entreprise ou d'une administration, pour aider ses membres à s'adapter à des modifications importantes, qu'elles soient souhaitées ou imposées. Ces changements peuvent inclure l'introduction de nouveaux outils, de nouvelles méthodes de travail ou d'une nouvelle organisation.
Le processus de conduite du changement vise à accompagner les membres de l'organisation dans l'assimilation progressive de la nouveauté afin de favoriser son acceptation et d'éviter les risques de rejet. Ce besoin d'accompagnement est particulièrement important à l'ère de la révolution numérique, où les changements en entreprise sont fréquents. C'est dans ce contexte qu'ont émergé des méthodes spécifiques et même des métiers dédiés à la conduite du changement.
Cependant, l'expression "conduite du changement" est parfois mal comprise et est remplacée par d'autres termes, comme "pilotage de l'innovation". Une entreprise peut être amenée à entreprendre un changement pour diverses raisons, qu'il s'agisse de répondre à des évolutions externes ou d'améliorer sa compétitivité.
Méthodologie conduite du changement
La conduite du changement permet à une entreprise
- de faire adhérer les équipes au projet de transformation
- et de diminuer la période de moindre productivité.
C’est donc un allié indispensable lors de la mise en place de projets d'organisation ou de mise en œuvre de nouveaux outils.
Pourquoi opter pour un management de transition ?
- Souhaitez-vous changer ou disparaître ?
- Le monde bouge. Nous devons nous adapter.
- Changer avant qu’il ne soit trop tard.
- Anticipons le changement.
La conduite du changement, managériale ou organisationnelle
La gestion du changement se traduit concrètement par une anticipation des risques via la définition et la mise en place de process débouchant sur une solution et ce dans des conditions optimales.
La conduite du changement se traduit généralement par les démarches suivantes :
- PARTICIPER : dès le début du projet, les utilisateurs sont associés pour prendre en compte leur avis et prendre en compte leurs attentes,
- COMMUNIQUER : communiquer tout au long du projet, ce qui permet aux acteurs de l'entreprise de comprendre et d'accepter le projet et les changements à venir,
- FORMATION : les utilisateurs doivent obtenir les connaissances théoriques et pratiques nécessaires.
Étapes de la conduite du changement auprès de chaque salarié
Quelle technique, quel processus, quelle situation peut vous aider à mettre en place votre objectif de transformation de l’organisation ? Quelle place doit prendre l’humain dans la conduite au changement ? Sur quels valeurs et outils tabler ? Découvrez les étapes de la conduite du changement :
- La proximité humaine et de vision
- La reconnaissance et les incitations
- Le suivi des processus et des ressources
- Les formations
- La présence d'un tiers en soutien
- Un moyen de diffusion de l'information simple et le retour d'information
- La facilité d'utilisation perçue et l'utilité perçue du nouveau système
- Faire la preuve de la faisabilité : si une personne peut réussir, alors les autres aussi
- Un manager doit être disponible pour le suivi du changement et indique clairement l'importance des changements
- L'implication des personnes concernées par le changement
- la mise en place d'indicateurs et leur suivi régulier après le changement
Quels bénéfices attendre d'un projet de conduite du changement ?
Comme vu précédemment, la conduite du changement est primordiale pour mettre en place un nouveau projet managérial dans une entreprise. Si les collaborateurs sont accompagnés, vous pouvez attendre quelques bénéfices :
- Visibilité accrue sur les objectifs de l'entreprise
- Réponses aux points d'interrogation des collaborateurs
- Visualisation sur le long terme du changement : points de blocage et progrès
- Communication facilitée
Conduire le changement : quid du management d’équipe ?
Manager des collaborateurs ne s’improvise pas. Attention à l’écueil consistant à confondre gestion de projets et gestion des hommes. Celle-ci nécessite des qualités managériales spécifiques : être un relais vis-à-vis de la direction, gérer les montées en compétences.
Au-delà de qualités techniques légitimant une fonction, des qualités humaines sont également demandées : savoir communiquer, proposer une écoute active. Avant tout, il convient de donner du sens au travail de son équipe afin de mieux atteindre les objectifs fixés.
Les personnes sont invitées à participer et à s’impliquer dans cette démarche : c’est la clé du succès d’une telle démarche. La conduite du changement ne se résume pas à de simples formations ou campagnes de sensibilisation.
En conclusion, sachez que personne ne naît manager. Bien que l’on devienne manager en manageant, pourquoi ne pas commencer par une formation complète au management pour partir de bonnes bases ? Des formations courtes ou longues se présentent à vous partout en France, allant de la formation généraliste à la formation spécifique concernant la prise de parole ou la gestion des conflits.
Pour vous accompagner au mieux dans la mise en place de votre solution de GED, Indexware a mis en place différents services d'assistance :
